Voici nos 5 meilleurs conseils pour configurer Microsoft Teams

Outre l'ajout d'utilisateurs, un administrateur informatique peut faire beaucoup de choses lors de la configuration d'équipes. Voici un aperçu de certains de nos meilleurs choix.

Vérifier les rôles des membres de l'équipe par rapport aux propriétaires de l'équipe

Créer une stratégie personnalisée dans Teams

Contrôler les paramètres de messagerie

Gérez vos utilisateurs et modifiez d'autres politiques

Modifier vos fonctionnalités d'accès invité

En tant qu'administrateur informatique ou propriétaire d'une petite entreprise ou d'une organisation, si vous venez de rejoindre Microsoft Teams, vous vous demandez peut-être comment fonctionne le service. Nous avons déjà couvert les astuces et astuces générales de Teams , et avons également examiné l'interface utilisateur , mais que se passe-t-il si vous commencez maintenant à configurer les choses ?

Outre l'ajout d'utilisateurs, un administrateur informatique peut faire beaucoup de choses lors de la configuration d'équipes. Ces étapes sont essentielles pour garantir une expérience Teams de qualité à tous vos employés et utilisateurs. Voici un aperçu de certains de nos meilleurs choix.

Astuce 1 : Vérifiez les rôles de membre de l'équipe et de propriétaire d'équipe

Lorsque vous créez une équipe dans Microsoft Teams pour que vos employés ou utilisateurs puissent discuter et interagir, vous devez vous assurer de vérifier les rôles de membre ou de propriétaire d'équipe . Vous voudrez vous assurer que tout le monde sauf vous (en tant que propriétaire de l'équipe) est défini sur un membre de l'équipe pour un canal spécifique.

Les membres de l'équipe ne peuvent pas modifier le nom ou la description de l'équipe, ne peuvent pas supprimer l'équipe, ne peuvent pas supprimer le canal privé ou ajouter des membres. Les propriétaires d'équipe, quant à eux, gèrent les éléments pour l'équipe. Ils sont libres d'ajouter et de supprimer des invités, de modifier les paramètres et de gérer certaines des tâches administratives dont nous discutons ici. Cela peut inclure l'archivage d'une équipe, le renouvellement d'une équipe, l'utilisation de GIFS, l'ajout d'invités, la modification de l'image de l'équipe, la définition des autorisations d'équipe pour les canaux, les onglets et les connecteurs, etc.

Vous pouvez voir tous ces paramètres par vous-même en accédant au Centre d'administration Microsoft Teams , en cliquant sur Équipes, Gérer les équipes, puis sur le nom de l'équipe. Vous pouvez ensuite modifier les rôles en cliquant sur le nom du rôle dans la colonne Rôle et en le modifiant pour chaque utilisateur comme bon vous semble.

Astuce 2 : créez une stratégie personnalisée dans Teams

Une fois qu'une équipe est créée et que des utilisateurs sont ajoutés à Microsoft Teams, vous devez vous assurer de personnaliser votre stratégie Teams . Cela vous permet de contrôler ce que vos utilisateurs Teams peuvent et ne peuvent pas faire dans des tâches spécifiques telles que la création de canaux privés. Vous pouvez modifier les stratégies en accédant au Centre d'administration Microsoft Teams, en cliquant sur la deuxième icône en partant du haut pour Teams, puis sur Teams Policies

Par défaut, vous verrez une stratégie connue sous le nom de Global (par défaut à l'échelle de l'organisation). Cette stratégie s'applique à tous les utilisateurs. Cependant, vous pouvez créer une nouvelle politique spécifique à l'utilisateur en cliquant sur Ajouter en haut, puis en saisissant un nom de politique. Vous êtes ensuite libre de choisir certains paramètres, qui permettront aux utilisateurs de découvrir des équipes privées dans les résultats de recherche, ou de créer des chaînes privées. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez ensuite ajouter des utilisateurs à la stratégie personnalisée en mettant la stratégie en surbrillance, en cliquant sur Gérer les utilisateurs. Cela peut prendre 24 heures pour qu'un changement prenne effet.

Astuce 3 : Contrôlez les paramètres de messagerie

Microsoft Teams propose une tonne de choses amusantes comme la possibilité de créer des GIFS et des autocollants personnalisés. Cependant, vous voudrez peut-être en désactiver une partie. En tant qu'administrateur, vous disposez de tous les droits sur cela en visitant le Centre d'administration Microsoft Teams et en cliquant sur l'onglet Stratégies de messagerie. Ce sera le septième à partir du haut si vous regardez la barre latérale et a l'apparence d'une bulle de discussion.

Une fois là-bas, vous pouvez créer ou modifier des politiques de messagerie. N'oubliez pas que Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) est le paramètre par défaut et s'applique à tous les utilisateurs des équipes. Il y a un peu de blanc ici que vous pouvez changer, y compris certaines des choses que nous avons énumérées ci-dessous.

• Les propriétaires peuvent supprimer les messages envoyés
• Supprimer les messages envoyés
• Modifier les messages envoyés
• Lire les reçus (contrôlés par l'utilisateur, activés ou désactivés pour tout le monde)
• Activer/désactiver les chats privés
• Utiliser Giphys dans les conversations
• Utiliser les mèmes dans les conversations
• Utiliser des autocollants dans les conversations
• Aperçus d'URL
• Traduire les messages
• Lecteur immersif
• Messages vocaux

Si vous êtes aventureux, vous pouvez créer une politique de messagerie personnalisée, activer ou désactiver ces fonctionnalités et les déployer individuellement. Créez simplement une nouvelle politique de messagerie en cliquant sur + Ajouter, puis modifiez vos paramètres pour l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs. Une fois cela fait, vous pouvez cliquer sur le nom de la stratégie et lui affecter des utilisateurs en cliquant sur Gérer les utilisateurs. Vous pouvez ensuite rechercher le nom d'utilisateur et cliquer sur Ajouter. Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur Enregistrer.

Astuce 4 : Gérez vos utilisateurs et peaufinez d'autres politiques

Sur le tableau de bord d'administration des équipes, vous pouvez également modifier différents paramètres et stratégies. Celles - ci vont de réunions politiques , les paramètres d'événements en direct , les paramètres d' appel, et plus encore. Vous pouvez jouer avec ceux-ci comme bon vous semble et les changer. Les politiques de réunion seront accessibles en cliquant sur la section calendrier de la barre latérale. Les paramètres des applications sont accessibles en cliquant sur l'icône avec les quatre carrés, sous l'icône de chat. Les politiques d'appel sont accessibles en cliquant sur l'icône du téléphone. Nous avons intégré des liens de Microsoft sur ces politiques ci-dessus.

Si vous avez modifié les paramètres comme indiqué ci-dessus, vous pourrez configurer et modifier les utilisateurs selon les politiques comme bon vous semble. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet Utilisateurs dans le centre d'administration Microsoft Teams. C'est la cinquième icône à partir du haut, en forme de logo Teams. Vous pouvez ensuite cliquer sur la coche à côté du nom d'utilisateur dans la liste, puis sur Modifier les paramètres. N'hésitez pas à désactiver le paramètre global de l'utilisateur et à modifier les politiques personnalisées que vous avez créées comme bon vous semble ici.

Astuce 5 : Modifiez vos fonctionnalités d'accès invité

Teams dispose d'une fonctionnalité appelée accès invité, qui permet aux personnes extérieures à votre organisation d'accéder à vos équipes et canaux si vous leur envoyez une invitation. Cette fonction peut être activée ou désactivée à votre guise. Vous pouvez également configurer les fonctionnalités auxquelles les invités ont accès. Il existe des commutateurs à bascule pour les appels privés, les réunions, les messages, l'utilisation de GIFS, etc. Vous pourrez les trouver en accédant au Centre d'administration Microsoft Teams, en cliquant sur le rouage des paramètres en bas de votre écran, puis en cliquant sur Accès invité. 

Consultez notre hub Teams pour en savoir plus

Ce ne sont que nos cinq meilleurs choix pour la gestion et la configuration de Microsoft Teams. Si vous souhaitez partager des articles avec vos utilisateurs Teams, nous avons ce qu'il vous faut. Nous avons abordé une variété de sujets, allant des  conseils de visioconférence , des commandes de chat , à la participation à des réunions , et bien plus encore. Rendez-vous sur notre hub Teams pour tout ce que vous devez savoir et restez à l'écoute d'CloudO3 alors que nous continuons à plonger plus profondément dans Microsoft Teams.