วิธีจัดเรียงข้อความใน Word

เมื่อคนส่วนใหญ่นึกถึงการจัดเรียงข้อความในแอปพลิเคชัน พวกเขานึกถึงการจัดเรียงเซลล์ในสเปรดชีต Excel อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจัดเรียงข้อความใน Word ได้ตราบใดที่มีบางสิ่งที่บอก Word ว่าส่วนต่างๆ ของข้อความเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด

ในบทความนี้ ฉันจะแสดงสองวิธีที่คุณสามารถจัดเรียงข้อความ รายการ และตารางใน Word โปรดทราบว่าหากคุณมีข้อมูลใน Excel อยู่แล้ว คุณสามารถแทรกสเปรดชีต Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณได้อย่าง ง่ายดาย

การเรียงลำดับรายการใน Word

มีรายการสามประเภทที่คุณสามารถจัดเรียงใน Word ได้ ประเภทแรกเป็นเพียงรายการคำหรือวลีที่แต่ละคำใช้บรรทัดแยกกัน ประเภทที่สองคือรายการที่ไม่มีลำดับหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย รายการที่สามคือลำดับหรือรายการลำดับเลข

ในแต่ละกรณีเหล่านี้ ตัวแบ่งบรรทัด (หรือที่เรียกว่าการขึ้นบรรทัดใหม่) จะบอก Word ว่าคำหรือวลีใดสิ้นสุดที่ใด และคำหรือวลีถัดไปจะเริ่มต้นขึ้น นี่คือวิธีที่ Word สามารถจัดเรียงข้อความในเอกสารได้

หากต้องการจัดเรียงรายการประเภทนี้ ให้เริ่มด้วยการเลือกรายการด้วยเมาส์ของคุณ เพียงเริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นของรายการ กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ และลากเมาส์ของคุณจนกว่าจะเลือกรายการทั้งหมด

จากนั้นคลิกที่ แท็บ หน้าแรกบนRibbonและค้นหาส่วนที่ชื่อว่าย่อหน้า มองหาปุ่มที่มีตัวอักษรAและZและลูกศรชี้ลง นี่คือคำสั่งจัดเรียง คลิกที่ ปุ่ม เรียงและ Word จะเปิดหน้าต่างเรียงข้อความ

ใน หน้าต่าง จัดเรียงข้อความคุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกมากมาย ขั้นแรก คุณต้องระบุว่าคุณต้องการจัดเรียงข้อความที่คุณเลือกตามย่อหน้า แม้ว่าเราจะมีคำเพียงหนึ่งคำต่อบรรทัด แต่ Word ก็ยังถือว่าแต่ละบรรทัดเป็นย่อหน้าของตัวเอง เพราะเรากดปุ่ม Enter เพื่อไปยังบรรทัดถัดไป การจัดเรียงตามย่อหน้าเป็นตัวเลือกเริ่มต้น

ต่อไปเราต้องบอก Word ว่าเรากำลังเรียงลำดับอะไร ค้นหาเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความว่าType และเลือกText นี่เป็นตัวเลือกเริ่มต้น

สุดท้าย เราต้องบอก Word ว่าเราต้องการเรียงลำดับข้อความจากน้อยไปมาก (A ถึง Z) หรือจากมากไปน้อย (Z ถึง A) ลำดับ จากน้อยไปหามากเป็นตัวเลือกเริ่มต้น เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ปุ่ม ตกลงจากนั้น Word จะจัดเรียงข้อความของคุณด้วยตัวเลือกที่คุณเลือก

ขอให้สังเกตว่าตอนนี้ข้อความเรียงจาก A ถึง Z จากน้อยไปหามาก นอกจากนี้ หากคุณคลิกที่ ปุ่ม ตัวเลือกคุณสามารถกำหนดการตั้งค่าขั้นสูง เช่น ตัวคั่นฟิลด์ และกำหนดว่าควรคำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์หรือไม่

การเรียงลำดับข้อความในตาราง

การจัดเรียงประเภทนี้อาจดูคุ้นเคยกว่าเล็กน้อยหากคุณจัดเรียงข้อมูลใน Excel บ่อยๆ เช่นเดียวกับแผ่นงาน Excel ตารางประกอบด้วยแถว คอลัมน์ และอาจมีหัวเรื่องในแถวแรก โชคดีที่ Word ให้ความยืดหยุ่นในการจัดเรียงข้อความเช่นเดียวกับที่พบใน Excel

สมมติว่าคุณมีตารางใน Word ที่ดูเหมือนด้านล่าง

โปรดสังเกตว่ามีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรก และคอลัมน์แรกมีข้อความที่เราต้องการจัดเรียง สมมติว่าเราต้องการเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อยในครั้งนี้ เลือกตารางทั้งหมดแล้วคลิก ปุ่ม เรียงลำดับใน ส่วน ย่อหน้าของRibbon อีก ครั้ง

สังเกตที่มุมซ้ายล่างของ หน้าต่าง Sortที่ Word ตรวจพบหัวเรื่องในแถวแรกแล้ว โปรดสังเกตว่า เมนูแบบเลื่อนลง Sort By เมนูแรกมี ชื่อคอลัมน์ชื่อในช่องตัวเลือก อยู่แล้ว

ตัวเลือกที่เหลือยังคงเหมือนเดิม ยกเว้นอย่าลืมเปลี่ยนทิศทางการเรียงลำดับเป็น มากไปหาน้อย เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ปุ่ม ตกลงแล้ว Word จะจัดเรียงตารางโดยใช้ตัวเลือกที่เราเลือกไว้

การเรียงลำดับข้อความใน Word นั้นง่ายมาก ตราบใดที่คุณมีวิธีบอก Word ว่าสิ่งใดที่แยกองค์ประกอบข้อมูลหนึ่งออกจากองค์ประกอบถัดไป หากคุณเล่นกับการตั้งค่าการจัดเรียงสักหน่อย คุณจะพบว่าคุณสามารถจัดเรียงโดยใช้หลายคอลัมน์และแม้แต่แท็บและข้อความที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคในเอกสาร Word

แม้ว่าจะไม่มีประโยชน์เท่าการจัดเรียงข้อมูลใน Excel แต่คุณสามารถประหยัดเวลาใน Word ได้ด้วยการให้แอปพลิเคชันจัดเรียงย่อหน้าและข้อความในตารางให้คุณโดยใช้อินเทอร์เฟซที่คล้ายกันที่พบในแผ่นงาน Excel สนุก!