วิธีแทรกลายเซ็นในเอกสาร Microsoft Word

นี่เป็นสถานการณ์ทั่วไป: คุณได้รับเอกสาร Word ทางอีเมลซึ่งคุณจะต้องเซ็นชื่อและส่งกลับ คุณสามารถพิมพ์ เซ็นชื่อ สแกน และส่งคืนเอกสารได้ แต่มีวิธีที่ง่ายกว่า ดีกว่า และรวดเร็วกว่าในการแทรกลายเซ็นใน Word 

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีการแทรกลายเซ็นของคุณลงในเอกสาร Microsoft Word อย่างรวดเร็ว โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์หรือแพลตฟอร์มที่คุณใช้ 

วิธีแทรกลายเซ็นใน Word

คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณลงในเอกสาร Word เพื่อให้เป็นส่วนตัว 

อย่างไรก็ตาม สมมติว่าคุณต้องการส่งสำเนาดิจิทัลของเอกสารทางอีเมลหรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ในกรณีนั้น คุณสามารถสแกนลายเซ็นของคุณ บันทึกเป็นรูปภาพ แล้วแทรกลายเซ็นลงในเอกสาร นี่คือวิธีการ  

1. หากลายเซ็นของคุณบันทึกเป็น รูปภาพ  ในคอมพิวเตอร์ ให้เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการเซ็นชื่อ แล้วเลือกแทรก

1. จากนั้น เลือกรูปภาพ > รูปภาพจากไฟล์ (หรือจากอุปกรณ์นี้ ) 

1. ไปที่ตำแหน่งที่บันทึกภาพสแกนลายเซ็นของคุณ คลิกที่ไฟล์แล้วเลือก  แทรก

1. ไปที่แท็บPicture Format แล้วเลือกCropแล้วปรับภาพตามข้อกำหนดที่คุณต้องการ คลิกครอบตัดอีกครั้งเพื่อออกจากโหมดครอบตัด  

1. คลิกขวาที่รูปภาพแล้วเลือกบันทึกเป็นรูปภาพ คุณสามารถใช้ภาพลายเซ็นเดียวกันในเอกสาร Word อื่นๆ หรือแทรกลายเซ็นในเอกสาร PDFหรือGoogle เอกสาร

ใช้ Quick Parts และ AutoText เพื่อแทรกลายเซ็นใน Word 

Word มีเครื่องมือในตัว เช่น Quick Parts และ AutoText เพื่อช่วยสร้างลายเซ็นที่สมบูรณ์ ซึ่งอาจรวมถึงลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ที่อยู่อีเมล ตำแหน่งงาน หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ 

ต่อไปนี้คือวิธีใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อแทรกลายเซ็นใน Word 

1. ใส่ภาพลายเซ็นที่สแกนของคุณในเอกสาร Word จากนั้นพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการใช้ภายใต้ลายเซ็น 

1. ใช้เมาส์ของคุณเพื่อเลือกและเน้นลายเซ็นและข้อความ จากนั้นเลือกแทรก > ส่วนประกอบด่วน

1. เลือก บันทึกส่วนที่ เลือกไปที่ Quick Part Gallery

1. ใน กล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ให้พิมพ์ชื่อสำหรับบล็อกลายเซ็น

1. เลือกข้อความอัตโนมัติในกล่องแกลเลอรีแล้วคลิกตกลง

1. บล็อกลายเซ็นของคุณจะถูกบันทึก และคุณสามารถแทรกลงในเอกสาร Word อื่นๆ ได้โดยเลือกแทรก > ส่วนด่วน > ข้อความอัตโนมัติแล้วเลือกชื่อของบล็อกลายเซ็น

ใส่ลายเซ็นดิจิทัลใน Word

มีความแตกต่างระหว่างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นดิจิทัล: 

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือภาพลายเซ็นของคุณที่ซ้อนทับบนเอกสาร Word ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณแทรกไว้ในส่วนก่อนหน้า 

• ลายเซ็นดิจิทัลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แต่เข้ารหัสการรับรองความถูกต้องในเอกสารที่ยืนยันว่าคุณได้เห็นและอนุญาตเอกสาร 

คุณสามารถแทรกลายเซ็นดิจิทัลใน Word เพื่อยืนยันตัวตนของคุณได้ หากเอกสารมีบรรทัดลายเซ็น อยู่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มบรรทัดนี้ แต่ถ้าไม่มีบรรทัดลายเซ็น คุณสามารถเพิ่มบรรทัดได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

1. สร้างบรรทัดลายเซ็นในเอกสาร Word โดยเลือกแทรก > บรรทัดลายเซ็น > บรรทัดลายเซ็น Microsoft Office

1. พิมพ์รายละเอียดที่คุณต้องการให้ปรากฏใต้บรรทัดลายเซ็น

1. ทำเครื่องหมายในช่องต่อไปนี้: 
   • อนุญาตให้ผู้ลงนามเพิ่มความคิดเห็นในกล่องโต้ตอบลงชื่อ
   • แสดงวันที่ลงนามในบรรทัดลายเซ็น 

การทำเช่นนี้ทำให้คุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ในการลงนามและเพิ่มวันที่ลงนามในเอกสารได้

1. จากนั้นคลิกขวาที่บรรทัดลายเซ็นแล้วเลือกลงชื่อจากเมนู

หมายเหตุ : เลือกใช่เพื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบที่รองรับ และเลือกแก้ไขต่อไปหากไฟล์เปิดในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน หากคุณกำลังเปิดไฟล์ที่ได้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเชื่อว่าเอกสารนั้นมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้

1. รับรหัสดิจิทัลที่จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อความหรือรูปภาพของลายเซ็นของคุณในกล่อง 

ลบลายเซ็นดิจิทัลออกจาก Word

หากคุณเพิ่มลายเซ็นผิดโดยไม่ได้ตั้งใจและต้องการลบออก ให้เปิดเอกสารที่มีลายเซ็นนั้นแล้วคลิกขวาที่บรรทัดลายเซ็น

เลือกลบลายเซ็น> ใช่ หรือเลือกลูกศรที่อยู่ถัดจากลายเซ็นในบานหน้าต่างลายเซ็นจากนั้นเลือกเอาลายเซ็นออก

หมายเหตุ : เอกสาร Word ที่เซ็นชื่อจะมี ปุ่ม ลายเซ็นที่ด้านล่างของเอกสาร และไฟล์จะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการแก้ไขเพิ่มเติม 

ใส่ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นใน Word

ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นจะทำงานเหมือนกับลายเซ็นดิจิทัลที่มองเห็นได้ และปกป้องความถูกต้องของเนื้อหาในเอกสารของคุณ คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกไฟล์ > ข้อมูล _

1. เลือกป้องกันเอกสาร > เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล

1. หากคุณถูก ถามถึงรหัสดิจิทัล ให้เลือกตกลง คุณสามารถใช้คู่ค้าของ Microsoft เช่นGlobalSignหากคุณไม่มีใบรับรองความปลอดภัยสำหรับลายเซ็นของคุณ หรือใช้ เครื่องมือ Selfcertเพื่อสร้างใบรับรองดิจิทัลของคุณเอง

1. หากต้องการใช้ เครื่องมือ Selfcertให้ไปที่โฟลเดอร์การติดตั้ง Microsoft บนพีซีของคุณโดยเลือกFile Explorer > This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16แล้วเลื่อนลงไปที่ไฟล์SELFCERT

1. ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ SELFCERT เพื่อเปิดและพิมพ์ชื่อในช่องชื่อใบรับรองของคุณ

1. เมื่อคุณติดตั้งใบรับรองแล้ว ให้ดับเบิลคลิกที่บรรทัดลายเซ็นบนเอกสาร Word ของคุณ ใน กล่องโต้ตอบ Signให้พิมพ์ชื่อของคุณเป็นลายเซ็นหรือคลิกSelect Imageเพื่อแทรกลายเซ็นของคุณเป็นรูปภาพ

1. กรอก ช่อง วัตถุประสงค์สำหรับการเซ็นเอกสารนี้จากนั้นเลือกเซ็นเพื่อแทรกลายเซ็น

1. หากคุณได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณต้องการใช้ใบรับรองหรือไม่ ให้เลือก ใช่

1. Word จะยืนยันว่าลายเซ็นของคุณได้รับการบันทึกเรียบร้อยแล้ว เลือกตกลง _

ใช้แอปของบุคคลที่สามเพื่อแทรกลายเซ็นใน Word

หากฟังก์ชันใน Word ไม่มีตัวเลือกเพียงพอให้คุณแทรกลายเซ็น คุณสามารถใช้แอปของบริษัทอื่น เช่นDocuSignเพื่อเซ็นชื่อและส่งเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็ว ต่อไปนี้คือวิธีใช้ DocuSign เพื่อลงนามในเอกสาร Word

1. ติดตั้งโปรแกรมเสริม DocuSignใน Word เลือกDocuSign > เซ็น เอกสาร _

1. หากคุณมีบัญชี DocuSign ให้เข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ หากไม่มี คุณสามารถสร้างบัญชี DocuSign ฟรีและลงชื่อเข้าใช้

1. ลากและวางช่องลายเซ็นเพื่อแทรกลายเซ็นในเอกสาร

1. เลือกลายเซ็นและเพิ่มลายเซ็นของคุณในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นเลือกนำไปใช้และลงนาม

1. เลือกเสร็จสิ้นเพื่อลงนามในเอกสาร Word

1. ใน หน้าต่าง Sign and Return ให้ป้อน ชื่อและที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ขอลายเซ็นของคุณ เพื่อให้พวกเขาได้รับสำเนา จากนั้นเลือกSend and Close

เซ็นเอกสาร Word ได้เร็วขึ้น

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ลงนามในเอกสารต่างๆ เช่น สัญญาหรือข้อตกลงการขายได้สะดวก ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรที่อาจต้องใช้ไปกับการพยายามพิมพ์ สแกน และส่งเอกสารที่ลงนามแล้วกลับคืน

หากคุณใช้ Mac โปรดดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีลงชื่อใน PDF บน Mac

แสดงความคิดเห็นและแจ้งให้เราทราบหากคู่มือนี้ช่วยคุณแทรกลายเซ็นใน Microsoft Word