กำลังมองหาวิธีทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word อยู่ใช่ไหม ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณสามารถทำได้ง่ายมากใน Word เอง คุณลักษณะนี้มีอยู่ใน Office สองสามรุ่นและใช้งานได้แม้ว่าฝ่ายรับจะไม่ได้ติดตั้ง Word ไว้ในระบบก็ตาม
โปรดทราบว่าในการเริ่มต้นใช้งานการแชร์เอกสารใน Word คุณต้องบันทึกเอกสารของคุณไปยังระบบคลาวด์ ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดของคุณ แต่อย่างน้อยเอกสารที่จะแบ่งปัน ซึ่งหมายความว่าคุณต้องตั้งค่าบัญชี OneDrive ก่อน แล้วจึงลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณจากภายใน Word
แบ่งปัน Word Doc
เมื่อคุณตั้งค่า OneDrive อย่างถูกต้องใน Word แล้ว ให้คลิกที่ ปุ่ม แชร์ที่ด้านบนขวาของหน้าจอ
นี่จะเป็นการเปิดบานหน้าต่างขึ้นมาทางด้านขวาของหน้าจอ หากยังไม่ได้บันทึกเอกสารไปยังระบบคลาวด์ คุณจะต้องคลิกปุ่มบันทึกไปยังระบบคลาวด์
สิ่งนี้จะแสดง กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็นซึ่งควรตั้งค่าเป็น OneDrive แล้ว ตั้งชื่อไฟล์ของคุณและบันทึก
เมื่อบันทึกและอัปโหลดไปยังคลาวด์แล้ว ให้กลับไปที่กล่อง โต้ตอบ การแชร์และตอนนี้คุณจะสามารถเชิญผู้คนให้เข้าร่วมได้ พิมพ์ที่อยู่อีเมล เลือกว่าพวกเขาสามารถแก้ไขหรือเพียงแค่ดู จากนั้นใส่ข้อความเพิ่มเติม
เมื่อสิ้นสุดการรับ อีเมลจะมาถึงพร้อมลิงก์ไปยังเอกสารที่จัดเก็บไว้ในบัญชี OneDrive ของผู้ส่ง:
เมื่อผู้ใช้คลิกลิงก์ ระบบจะนำผู้ใช้ไปยัง Word เวอร์ชันเบราว์เซอร์ที่เรียกว่า Word Online ซึ่งสามารถแก้ไขเอกสารได้
คลิก ปุ่ม แก้ไขในเบราว์เซอร์แล้วคุณจะได้อินเทอร์เฟซ Ribbon ที่คุ้นเคยของโปรแกรม Word บนเดสก์ท็อป ผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารได้โดยไม่ต้องติดตั้ง Word หรือต้องมีบัญชี OneDrive
เอกสารจะบันทึกโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการพยายามบันท��กเอกสารด้วยตนเอง ในตอนท้าย คุณจะเห็นข้อความป๊อปอัปแจ้งว่ามีคนอื่นกำลังแก้ไขเอกสารและถามว่าคุณต้องการแบ่งปันการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติเมื่อเกิดขึ้นหรือไม่ ฉันแนะนำให้คลิกใช่ที่นี่
โปรดทราบว่าคุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงจากผู้ใช้รายอื่นจนกว่าคุณจะบันทึกเอกสาร หากคุณคลิกที่ไฟล์ คุณจะเห็นข้อความใหม่บนแท็บข้อมูลที่ระบุว่าDocument Updates Available
ดำเนินการต่อและบันทึกเอกสารของคุณ แล้วคุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าการเปลี่ยนแปลงใหม่ที่ทำโดยผู้อื่นจะแสดงด้วยภาพซ้อนทับสีเขียว
คลิก ตกลง และเรียกดูผ่านเอกสารของคุณ สิ่งที่เป็นสีเขียวคือสิ่งที่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มโดยคนอื่น ในการทดสอบของฉัน หากมีคนลบบางสิ่งออกจากเอกสาร สิ่งนั้นจะไม่แสดงอะไรเป็นสีเขียว
โปรดทราบว่าเมื่อคุณบันทึกเอกสารแล้ว ไฮไลท์สีเขียวจะหายไปจนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใหม่ หากคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่กำลังทำอยู่ คุณควรเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารก่อนที่จะแบ่งปัน มิฉะนั้นจะเป็นการยากที่จะบอกว่าเกิดอะไรขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนแก้ไขเอกสารหลายคน
ด้านบน ฉันได้เปิดใช้งานติดตามการเปลี่ยนแปลง บน แท็บ ทบทวนและตอนนี้ นอกจากข้อความที่เน้นสีเขียวแล้ว ฉันยังมีแถบแนวตั้งสีแดงในคอลัมน์ด้านซ้ายมือด้วย เนื่องจากการลบจะไม่แสดงเป็นสีเขียว คุณจะเห็นได้โดยการติดตามการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น คลิกที่เส้นสีแดง จากนั้นระบบจะแสดงเนื้อหาที่ถูกลบด้วยการขีดฆ่า
โดยรวมแล้ว Word เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับผู้เขียนหรือบรรณาธิการหลายคน และการซิงค์ก็ทำงานได้ดีมาก ฟีเจอร์หนึ่งที่ฉันสังเกตเห็นคือเมื่อคนอื่นแก้ไขย่อหน้าหนึ่งๆ จะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขส่วนนั้นจนกว่าคนแรกจะแก้ไขเสร็จ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้คนจะไม่เขียนทับส่วนเดียวกันในเวลาเดียวกัน หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!