กำลังมองหาวิธีทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word อยู่ใช่ไหม? ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณสามารถทำได้ง่ายมากใน Word เอง ฟีเจอร์นี้มีอยู่ใน Office สองสามรุ่น และใช้งานได้แม้ว่าฝ่ายรับจะไม่ได้ติดตั้ง Word ไว้ในระบบก็ตาม
1. เริ่มต้นใช้งานการแชร์เอกสารใน Word
เพื่อเริ่มต้นแชร์เอกสารใน Word คุณต้องบันทึกเอกสารของคุณไปยังระบบคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องตั้งค่าบัญชี OneDrive และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณจากภายใน Word
1.1 ตั้งค่าบัญชี OneDrive
- เข้าสู่บัญชี Microsoft ของคุณ
- ตั้งค่าบัญชี OneDrive ให้เสร็จสิ้น
2. การแบ่งปัน Word Doc
เมื่อคุณตั้งค่า OneDrive อย่างถูกต้องใน Word แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม แชร์ ที่ด้านบนขวาของหน้าจอ
2.1 บันทึกเอกสารไปยังระบบคลาวด์
หากยังไม่ได้บันทึกเอกสารไปยังระบบคลาวด์ คุณจะต้องคลิกปุ่ม บันทึกไปยังระบบคลาวด์
คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ซึ่งควรตั้งค่าเป็น OneDrive ตั้งชื่อไฟล์ของคุณและบันทึก
2.2 เชิญคนอื่นเข้าร่วม
เมื่อบันทึกและอัปโหลดแล้ว คุณสามารถเชิญผู้คนให้เข้าร่วมได้ พิมพ์ที่อยู่อีเมล เลือกว่าพวกเขาสามารถแก้ไขหรือเพียงแค่ดู จากนั้นใส่ข้อความเพิ่มเติม
3. การเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร
ผู้ใช้ที่ได้รับเชิญจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังเอกสารที่จัดเก็บไว้ในบัญชี OneDrive ของคุณ หากคลิกลิงก์ ระบบจะนำพวกเขาไปยัง Word Online ซึ่งสามารถแก้ไขเอกสารได้
ผู้ใช้สามารถคลิกที่ปุ่ม แก้ไขในเบราว์เซอร์ เพื่อเข้าสู่อินเทอร์เฟซ Ribbon ที่คุ้นเคย และเอกสารจะบันทึกโดยอัตโนมัติ
4. ติดตามการเปลี่ยนแปลง
โปรดทราบว่าคุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงจากผู้ใช้รายอื่นจนกว่าคุณจะบันทึกเอกสาร หากมีการแก้ไขอื่น ๆ คุณจะเห็นข้อความใหม่บนแท็บข้อมูลที่ระบุว่า Document Updates Available
4.1 เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ควรเปิดใช้งาน การติดตามการเปลี่ยนแปลง ก่อนที่จะแบ่งปันเอกสาร
5. สรุป
โดยรวมแล้ว Word เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับผู้เขียนหรือบรรณาธิการหลายคน ฟีเจอร์การซิงค์ทำงานได้ดีมาก และสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้คนอื่นแก้ไขเอกสารในขณะที่มีคนอื่นกำลังแก้ไข
หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมโปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น!