วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

คุณกำลังมองหาวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับสเปรดชีต Excel หรือไม่? มีหลายกรณีที่คุณต้องแจกจ่ายไฟล์ให้กับหลาย ๆ คนและติดตามว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง คุณอาจต้องการติดตามว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นเมื่อใด ใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในเซลล์ใด และข้อมูลใดบ้างที่เปลี่ยนแปลง

Excel มีคุณลักษณะการติดตามในตัวที่สามารถจัดการกรณีข้างต้นทั้งหมดได้ คุณสามารถตรวจทานการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้โดยตรงบนเวิร์กชีต และคุณยังสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการได้ มีบางจุดที่ต้องจำเกี่ยวกับคุณลักษณะการติดตามของ Excel:

สารบัญ

• เปิดใช้งานการติดตาม
• กำหนดค่าการติดตาม
• การดูการเปลี่ยนแปลง

1. การเปิดใช้การติดตามไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถเปลี่ยนสเปรดชีตย้อนเวลากลับไปเป็นสถานะก่อนหน้าได้โดยเลิกทำการเปลี่ยนแปลง มันเป็นไฟล์บันทึกที่บันทึกทุกอย่างและนั่นแหล่ะ คุณสามารถเข้าไปดูข้อมูลที่ถูกลบหรือเพิ่มได้ด้วยตนเอง แต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตด้วยตัวเอง

2. การเปิดใช้การติดตามไม่ได้หมายความว่าทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะถูกบันทึกไว้ ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเซลล์จะถูกติดตาม แต่การเปลี่ยนแปลงอื่นๆ เช่น การจัดรูปแบบจะไม่มีการติดตาม การเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่ไม่ได้ติดตาม ได้แก่ การซ่อน/เลิกซ่อนแถวและคอลัมน์ ความคิดเห็น และค่าเซลล์ที่เปลี่ยนไปเนื่องจากการคำนวณสูตรใหม่

3. ประวัติการเปลี่ยนแปลงจะถูกเก็บไว้เพียง 30 วันตามค่าเริ่มต้น หากคุณเปลี่ยนแปลงแผ่นงาน Excel แล้วเปิดสมุดงานอีกครั้งในอีก 45 วันต่อมา คุณจะสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงได้ตลอด 45 วันจนกว่าคุณจะปิดสมุดงาน เมื่อคุณปิด ประวัติการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เก่ากว่า 30 วันจะหายไป ซึ่งหมายความว่าครั้งต่อไปที่คุณเปิด คุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำเมื่อ 45 วันก่อนหน้านี้

4. เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดการติดตาม สมุดงานจะกลายเป็นสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้หลายคนจะทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร

ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการติดตามใน Excel แล้ว เรามาพูดถึงวิธีเปิดใช้งาน เปลี่ยนการตั้งค่า และติดตามการเปลี่ยนแปลง!

เปิดใช้งานการติดตาม

ไปข้างหน้าและเปิดการติดตามก่อน เปิด Excel และคลิกที่ แท็บ รีวิว  บนริบบิ้น ที่ด้านขวาสุด คุณควรเห็นตัวเลือกที่ชื่อว่าติดตามการเปลี่ยนแปลง ภายใต้ส่วนการเปลี่ยนแปลง

คลิกปุ่มและเลือก  เน้นการเปลี่ยนแปลง คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบซึ่งตอนนี้คุณต้องทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก“ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข นอกจากนี้ยังแชร์สมุดงานของคุณด้วย ”

คุณมีหลายตัวเลือกที่นี่  รวมถึงเมื่อใครและที่ไหน สำหรับเมื่อ , ทั้งหมดหมายความว่าทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกเน้น คุณยังมีตัวเลือกในการเน้นการเปลี่ยนแปลงจากครั้งล่าสุดที่คุณบันทึกเอกสาร ตั้งแต่วันที่ระบุ หรือการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้รับการตรวจทาน

หากคุณทำเครื่องหมาย  ที่ ใครคุณสามารถเลือกที่จะติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยใครก็ได้หรือการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยทุกคนยกเว้นคุณ ตัว เลือก Where  ช่วยให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่งของสเปรดชีต เพียงคลิกปุ่มทางด้านขวาและเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการติดตาม

สุดท้าย คุณสามารถยกเลิก การเลือกตัวเลือก ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอหากคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นรู้ว่าคุณกำลังติดตามการเปลี่ยนแปลง ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณเริ่มติดตามและเลือกตัวเลือกนี้แล้ว เซลล์ที่เปลี่ยนแปลงใดๆ จะแสดงลูกศรเล็กๆ ที่ด้านบนซ้ายเพื่อระบุว่ามีการเปลี่ยนแปลง

นอกจากนี้ หากคุณคลิกที่เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง (โดยเปิดใช้การเปลี่ยนแปลงไฮไลต์บนหน้าจอ ) คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปเล็กๆ ที่แสดงค่าที่เปลี่ยนไปและเปลี่ยนเป็นค่าใด และเวลาใด หากคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือกไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ สามเหลี่ยมสีดำเล็กๆ นั้นจะไม่ปรากฏขึ้น

สิ่งที่คุณสามารถทำได้ เช่น ซ่อนการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอโดยไม่เลือกช่องทำเครื่องหมาย ส่งไฟล์ของคุณให้กับทุกคนที่ต้องทำการเปลี่ยนแปลง และเมื่อได้รับกลับมา ให้ไปที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบอีกครั้ง กล่อง.

กำหนดค่าการติดตาม

ขั้นตอนต่อไปคือดูการตั้งค่าสำหรับการติดตามและปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ในการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่ ปุ่ม แชร์เวิร์กบุ๊กที่อยู่ทางซ้ายของปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลง โดยตรง คลิกที่ แท็บ ขั้นสูงเมื่อ กล่องโต้ตอบ แชร์สมุดงานปรากฏขึ้น

คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนวันในการเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างอื่นที่ไม่ใช่ 30 วันได้ที่นี่ ตามค่าเริ่มต้น การเปลี่ยนแปลงจะอัปเดตเมื่อไฟล์ถูกบันทึก แต่คุณสามารถทำให้เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติทุกๆ สองสามนาทีได้ สุดท้าย คุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับข้อขัดแย้ง: โดยการถูกถามหรือเพียงปล่อยให้การเปลี่ยนแปลงครั้งล่าสุดเมื่อบันทึกไฟล์ชนะ

การดูการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณเปิดใช้งานการติดตามและทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยแล้ว คุณสามารถคลิกที่ปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง คลิกที่ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง แล้วคุณจะสังเกตเห็นว่าช่องรายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานใหม่จะไม่เป็นสีเทาอีกต่อไป

ตรวจสอบแล้วคลิกตกลง จะมีการเพิ่ม เวิร์กชีตใหม่ที่ชื่อว่าHistoryซึ่งจะให้คุณดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับเวิร์กบุ๊กนั้น

ในบางจุด คุณจะต้องอนุมัติหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด จากนั้นเลือกและเลือกรายการที่คุณต้องการเก็บไว้หรือยกเลิก

เพียงคลิกที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งแล้วเลือกยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง เลือกตัวเลือกเพื่อเลือกการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการยอมรับหรือปฏิเสธ หากคุณต้องการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้ปล่อยเครื่องหมายเมื่อตรวจสอบ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าเป็นไม่ได้ตรวจสอบ

คลิก ตกลง แล้ว Excel จะเริ่มแสดงให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการที่ทำขึ้น และให้ตัวเลือกแก่คุณในการยอมรับหรือปฏิเสธ นอกจากนี้คุณยังสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้หากต้องการ

หากคุณปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงนั้นจะเปลี่ยนกลับเป็นการเปลี่ยนแปลงเดิมในเซลล์นั้นทันที เป็นที่น่าสังเกตว่าหากเซลล์อื่นอ้างอิงเนื้อหาของเซลล์ที่ถูกปฏิเสธ ค่านั้นก็จะเปลี่ยนไปเช่นกันเมื่อค่าของเซลล์ที่อ้างอิงย้อนกลับ สิ่งนี้อาจทำให้สูตรเสียหายได้ ฯลฯ ดังนั้นโปรดใช้ความระมัดระวัง

แค่นั้นแหละ! ตอนนี้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับสเปรดชีต Excel ของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้คุณสมบัติในตัวนี้ หากคุณมีคำถามใด ๆ โพสต์ความคิดเห็น สนุก!