วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook

หากคุณใช้ Outlook เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน คุณอาจต้องการส่งอีเมลถึงกลุ่มเฉพาะที่มีการเปลี่ยนแปลงสมาชิกบ่อยๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งอีเมลถึงตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าทั้งหมดของคุณทุกวัน แต่เนื่องจากการหมุนเวียนสูง รายการจึงอาจเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง

คุณสามารถพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของแต่ละคนด้วยตนเองทุกครั้งที่ส่งอีเมล แต่การดำเนินการนี้อย่างรวดเร็วอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากเมื่อกลุ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น ไม่เพียงเท่านั้น คุณยังเสี่ยงที่จะลืมใครสักคนโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งอาจนำไปสู่เรื่องดราม่าในออฟฟิศได้ นั่นคือที่มาของรายชื่อการแจกจ่ายหรือกลุ่มผู้ติดต่อ!

ส่วนใหญ่ คำว่า "กลุ่มผู้ติดต่อ" และ "รายชื่อการแจกจ่าย" สามารถใช้แทนกันได้ Microsoft เริ่มใช้วลี "กลุ่มผู้ติดต่อ" น่าจะเป็นเพราะมันเข้าใจง่ายกว่า "รายชื่อการแจกจ่าย" เล็กน้อย 

อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างอย่างแท้จริงระหว่างสองสิ่งนี้ในองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบของ Microsoft 365 สามารถแปลงรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่มีอยู่เป็น "กลุ่ม" ซึ่งจะทำให้สมาชิกกลุ่มสามารถเข้าถึงไลบรารีที่ใช้ร่วมกันและพื้นที่การทำงานร่วมกันเช่นMicrosoft Teams , Yammer และPlanner

ในขณะที่แผนก IT ของคุณอาจควบคุมรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ขององค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่น่ากลัวและมักจะได้รับการบำรุงรักษาไม่ดี คุณยังสามารถสร้างกลุ่มที่ติดต่อของคุณเองในOutlookได้ 

ด้านล่างนี้ เราจะแนะนำวิธีการสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook สำหรับทั้งเวอร์ชันเบราว์เซอร์และแอปเดสก์ท็อป 

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเบราว์เซอร์เป็นเรื่องง่าย

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณที่outlook.comหรือเลือกOutlook จากตัวเปิดใช้แอป หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 อยู่แล้ว หากคุณไม่เห็น Outlook ในรายการแอป (คุณจะต้องทำ) ให้เลือกแอปทั้งหมด

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้กลุ่มเลือกกลุ่มใหม่

1. ในป๊อปอัป ให้ตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับกลุ่มใหม่ของคุณ แล้วเลือกสร้าง (หากองค์กรของคุณเปิดใช้งาน คุณอาจได้รับแจ้งให้สร้างที่อยู่อีเมลสำหรับกลุ่ม ในกรณีนี้ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ให้พยายามทำให้ที่อยู่อีเมลเหมือนกับชื่อกลุ่ม)

1. ตอนนี้เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ค้นหาบุคคลตามชื่อหรือที่อยู่อีเมล เลือกผลการค้นหาสำหรับบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่ม และจะปรากฏภายใต้ "บุคคลนี้จะถูกเพิ่ม"

1. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 จนกว่าคุณจะเพิ่มทุกคนที่คุณต้องการลงในกลุ่ม จากนั้นเลือกปุ่มเพิ่ม
2. เลือกปิด _
3. ส่งอีเมลไปยังกลุ่มที่คุณสร้างโดยเลือกข้อความใหม่

1. ใน ช่อง ถึง ให้เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มที่คุณสร้างขึ้น แล้วเลือกจากรายการที่ปรากฏ

ง่ายนิดเดียว. แต่ถ้าคุณต้องการเพิ่มหรือลบคนออกจากกลุ่มล่ะ อ่านต่อ.

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

Microsoft ทำให้การแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อเป็นเรื่องง่ายโดยไม่ต้องออกจาก Outlook Online บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณกำหนดค่า Microsoft 365 อย่างไร แต่ขั้นตอนด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณไปถึงจุดนั้นได้

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้Groupsให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไข
2. ในรายการของกลุ่มนั้น ให้เลือก ไอคอน เพิ่มเติม (สามจุด/จุดไข่ปลา)

1. เลือกการตั้งค่า (ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่า Outlook สำหรับองค์กรของคุณ คุณอาจเห็นตัวเลือกในการเพิ่มสมาชิกโดยตรงจากไอคอนเพิ่มเติม)

1. ในแผงการตั้งค่ากลุ่มที่ปรากฏทางด้านขวา ให้เลือกแก้ไขกลุ่ม

1. เลือกแท็บ  สมาชิก
2. จากตรงนั้น คุณสามารถเพิ่มหรือลบสมาชิกออกจากกลุ่มได้โดยเลือก ไอคอน Xถัดจากรายการของบุคคลที่คุณต้องการลบ

1. หากคุณได้เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม ให้เลือกปุ่มเพิ่ม มิฉะนั้น ให้เลือกปิด

อีกวิธีในการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

คุณอาจสามารถแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่า Outlook

1. ไปที่ ส่วน บุคคลของ Outlook (ทางด้านขวาของไอคอนปฏิทิน) 

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของส่วนกลุ่ม ให้เลือกเจ้าของเพื่อแสดงกลุ่มที่คุณสร้างขึ้น

1. เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขจากรายการ
2. เลือก จัดการ สมาชิกกลุ่ม

1. จากตรงนั้น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบสมาชิกที่มีอยู่ได้โดยเลือกXถัดจากรายการ

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook

การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปนั้นตรงไปตรงมามากกว่าในเวอร์ชันออนไลน์

1. เปิด Outlook แล้วเลือก ไอคอน Peopleใกล้มุมล่างซ้าย (ซึ่งคุณสลับไปมาระหว่างอีเมล งาน บุคคล และปฏิทิน)

1. ถัดไป จากแถบเครื่องมือ เลือกกลุ่มที่ติดต่อใหม่ (หากองค์กรของคุณใช้ Microsoft 365 คุณอาจเห็นปุ่ม กลุ่มใหม่ เพื่อจุดประสงค์ของเรา เราจะใช้ กลุ่มที่ติดต่อใหม่ เพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งอีเมลกลุ่ม)

1. ในหน้าต่างกลุ่มที่ติดต่อที่ปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อกลุ่มที่ติดต่อของคุณ จากนั้นเลือกเพิ่มสมาชิกและเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการรับสมาชิกใหม่ ตัว เลือกอาจรวมถึงจากที่ติดต่อ Outlook จากสมุดรายชื่อหรือ  ที่ติดต่อทางอีเมลใหม่

1. ค้นหาบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มผู้ติดต่อทีละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการของพวกเขาถูกเน้น และเลือก ปุ่ม สมาชิก (หรือคลิกสองครั้งที่รายการของพวกเขา) เพื่อเพิ่ม เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกตกลง
2. ปิดหน้าต่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตอบกลับใช่หากได้รับแจ้งให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
3. ตอนนี้ เมื่อคุณระบุอีเมลใหม่ คุณสามารถพิมพ์ชื่อของกลุ่มผู้ติดต่อในช่องถึง กลุ่มผู้ติดต่อของคุณจะถูกเพิ่ม ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถขยายรายการกลุ่ม และ Outlook จะแทนที่รายการด้วยสมาชิก ได้รับคำเตือน แต่คุณจะไม่สามารถยุบรายการได้อีก

กลุ่มที่ติดต่อจะปรากฏเป็นรายการในสมุดที่อยู่ของ Outlook ดังนั้นคุณจะสามารถค้นหาได้ในรายการที่เรียงตามตัวอักษร

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook

ตอนนี้มาแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อที่มีอยู่ใ��� Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป

1. เปิด Outlook แล้วเลือก ไอคอน Peopleใกล้มุมซ้ายล่าง
2. ค้นหาและเลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
3. ในบานหน้าต่างด้านขวา ให้เลือกแก้ไข ซึ่งจะนำคุณกลับไปยังตำแหน่งที่คุณสามารถจัดการกลุ่มโดยการเพิ่มและ/หรือลบสมาชิก

ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เวอร์ชันออนไลน์หรือแอปบนเดสก์ท็อป การสละเวลาสักครู่เพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่คุณจะใช้ซ้ำๆ จะคุ้มค่าอย่างแน่นอน คุณจะดีใจที่คุณได้