วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Microsoft Excel

แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการติดตามโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องคำนึงถึงระยะเวลาของงาน เมื่อใช้แผนภูมิ Gantt อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะมั่นใจได้ว่างานต่างๆ จะไม่รบกวนกัน และยังสามารถกำหนดได้ว่างานหนึ่งควรเสร็จสิ้นเมื่อใด จึงจะเริ่มต้นงานอื่นได้ 

มีหลายวิธีในการสร้างแผนภูมิ Gantt แต่ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างแผนภูมิในโปรแกรมที่คุณอาจมี: Microsoft Excel แม้ว่ามันอาจจะไม่ได้เหนือกว่าซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเองเมื่อต้องจัดการงานจำนวนมาก แต่สำหรับโปรเจกต์ขนาดเล็ก มันเป็นทางเลือกที่ดีอย่างสมบูรณ์แบบ

วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Microsoft Excel

สิ่งที่ดีเกี่ยวกับการสร้างแผนภูมิ Gantt ใน Excel คือคุณอาจมีสำเนาของสเปรดชีตอยู่แล้วและรู้วิธีใช้งาน ถ้าไม่ เราขอแนะนำให้ คุณดูบทช่วยสอน Excel ของเรา Microsoft Excel เวอร์ชันล่าสุด (เราใช้ Office Online สำหรับคู่มือนี้ แต่คุณสามารถรับOffice 365 ได้ฟรีด้วย) มีเทมเพลต Gantt รวมอยู่ด้วย ดังนั้น มาดูข้อมูลคร่าวๆ ก่อนที่เราจะแสดงวิธีทำของคุณเอง .

เทมเพลตแกนต์ Microsoft Excel

ก่อนเริ่มสร้างแผนภูมิตั้งแต่เริ่มต้น โปรดทราบว่ามีเทมเพลตแกนต์รวมอยู่ใน Excel หากคุณกำลังใช้ Office Online ก็เป็นหนึ่งในสมุดงานที่มีอยู่ในหน้าจอหลักของ Excel

เทมเพลตแผนภูมิแกนต์ค่อนข้างดี คุณสามารถป้อนข้อมูลของคุณในตาราง จากนั้นจะส่งออกข้อมูลไปยังแผนภูมิแท่งกลับด้านโดยอัตโนมัติ เราขอแนะนำให้ยุ่งกับมันเล็กน้อยเพื่อดูว่าแผนภูมิ Excel Gantt เป็นไปได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม เทมเพลตนั้นมีความยืดหยุ่นเล็กน้อย ดังนั้นหากไม่เหมาะกับคุณ คุณจะต้องสร้างแผนภูมิ Gantt ตั้งแต่เริ่มต้น

สร้างแผนภูมิแกนต์ของคุณเอง

1. หากคุณต้องการให้สิ่งต่าง ๆ เป็นไปตามที่คุณต้องการ คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยสมุดงานเปล่า ในการทำเช่นนั้น ให้เลือกปุ่มสมุดงานเปล่าใหม่จากแถบบนสุด ซึ่งอยู่ทางซ้ายสุด และรอให้โหลด เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นสเปรดชีตเปล่า

1. ก่อนที่คุณจะสร้างแผนภูมิ Gantt คุณต้องรวบรวมข้อมูลบางอย่างก่อน เพื่อจุดประสงค์ในการอธิบาย เราจะแกล้งทำเป็นว่าเรามีงาน 5 งานและนับ 1 ถึง 5 งานเหล่านั้นจะอยู่ในคอลัมน์ A ในคอลัมน์ B ให้เพิ่มวันที่เริ่มต้นที่สมมติขึ้นในสี่งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ได้รับการตั้งค่าให้ยอมรับวันที่ สุดท้าย ในคอลัมน์ C กำหนดระยะเวลาของแต่ละงานเป็นวัน 

หากต้องการ คุณสามารถเพิ่มวันที่สิ้นสุดในคอลัมน์ C จากนั้นลบวันที่โดยอัตโนมัติและให้ระยะเวลาที่เป็นผลลัพธ์แสดงในคอลัมน์ D อย่างไรก็ตาม เพื่อวัตถุประสงค์ในการตั้งค่าแผนภูมิ Gantt วันที่เริ่มต้นและระยะเวลาคือ เพียงพอ.

1. เมื่อเตรียมวันที่พร้อมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างแผนภูมิแบบเรียงซ้อนตามวันที่เริ่มต้นของงานของเรา คุณต้องเลือกข้อมูลทั้งหมดในตารางตั้งแต่ A1 ถึง C6 จากนั้นเลือกแทรกที่ด้านบนของหน้า (อ่านทั้งหมดเกี่ยวกับการสร้างแผนภูมิใน Excel ) 

1. แถบเครื่องมือจะเปลี่ยนเป็นตัวเลือกกราฟจำนวนหนึ่ง คุณต้องไปที่ตัวเลือกกราฟิกแล้วคลิกลูกศรลง รายการตัวเลือกยาว ๆ จะปรากฏขึ้น ใต้แถบให้เลือกแถบแบบเรียงซ้อน อย่าเลือกอันที่เรียกว่า Stacked bar 100% เพราะนั่นจะไม่ทำงาน

1. Microsoft Excel จะทำงาน และแผนภูมิใหม่จะปรากฏขึ้นตรงกลางหน้าจอ นี่คือจุดเริ่มต้นของแผนภูมิ Gantt ของคุณ แม้ว่าคุณจะยังไปไม่ถึงจุดนั้น

1. อย่างแรก คุณอาจต้องปรับขนาดหน้าต่าง (เราได้ทำไปแล้วในตัวอย่างข้างต้น) จากนั้นเปลี่ยนชื่อแผนภูมิโดยคลิกที่กล่องชื่อแผนภูมิ ในขณะที่คุณอยู่ที่นั้น,. นอกจากนี้ ลบคำอธิบายแผนภูมิที่ด้านล่างของแผนภูมิ ซึ่งระบุวันที่เริ่มต้นและระยะเวลาโดยเลือกและกด ปุ่ม Deleteบนแป้นพิมพ์

1. ถัดไป คุณต้องจัดลำดับแผนภูมิใหม่ ตอนนี้ งานที่ 5 อยู่ด้านบน และงานที่ 1 อยู่ด้านล่าง และจำเป็นต้องอยู่ตรงข้ามกันพอดี หากต้องการแก้ไข ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้บนแผนภูมิแล้วเลือกรูปแบบในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น

1. แถบงานใหม่จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอ ซึ่งเรียกว่า "แผนภูมิ" จากตัวเลือกทั้งหมด ให้เลือกแกนตั้ง

1. ในเมนูที่พับออก ให้เลือกช่องถัดจากการตั้งค่าที่ระบุว่าหมวดหมู่ในลำดับย้อนกลับ นั่นควรทำให้งานที่ 1 อยู่ด้านบนสุดของแผนภูมิ

1. เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว จะเหลือเพียงขั้นตอนเดียว นั่นคือการลบส่วนสีน้ำเงิน — ซึ่งแสดงถึงวันที่เริ่มต้น — ของแท่งออกจากแผนภูมิ ท้ายที่สุดแล้ว ในแผนภูมิ Gantt คุณสนใจแค่ระยะเวลาของงานเท่านั้น แถบสีน้ำเงินกำลังเข้ามาขวางทาง

1. หากต้องการกำจัด ให้คลิกขวาที่แถบสีน้ำเงินใดก็ได้ กล่องรูปแบบอื่นจะปรากฏขึ้น คลิกเลย อีกครั้ง คุณจะเปิดบานหน้าต่างด้านขวาขึ้น คราวนี้เราต้องคลิกที่รายการสำหรับซีรี่ส์ “วันที่เริ่มต้น”

1. ในเมนูนี้ คลิกที่รายการที่ระบุว่าเติม จากนั้นบนเมนูสีขนาดใหญ่ที่ปรากฏขึ้น ให้ไปที่ด้านล่างสุดแล้วเลือกไม่เติม

เพียงเท่านี้ แผนภูมิ Gantt ของคุณก็เสร็จเรียบร้อย กล่องสีส้ม (คุณสามารถเปลี่ยนสีได้โดยใช้คำสั่งเติมหากต้องการ) จะแสดงเมื่องานบางอย่างกำลังดำเนินการอยู่ 

แผนภูมิแกนต์ใน Excel

นั่นก็เพียงพอแล้วที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นสร้างแผนภูมิแกนต์ของคุณเองได้ แม้ว่าเทมเพลตที่ Excel นำเสนอ — ไม่ต้องพูดถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ปรับแต่งมาโดยเฉพาะ — อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าหากคุณวางแผนที่จะจัดการงานหลายอย่าง การใช้ตัวเลือกโฮมบรูว์ตามด้านบนอาจดีกว่าหากคุณติดตามงานจำนวนน้อย งานหรือต้องการเพิ่มรสชาติง่าย ๆ ให้กับงานนำเสนอ