วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์และเน้นความแตกต่าง

มีไฟล์ Excel สองไฟล์ที่มีชื่อคล้ายกัน ในโฟลเดอร์ต่างๆ ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณจะทราบได้อย่างไรว่าไฟล์นั้นซ้ำกันหรือเป็นเวอร์ชันต่างๆ ของเวิร์กบุ๊ก Excel เดียวกัน ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ติดตั้ง Excel ไว้ในคอมพิวเตอร์ก็ตาม

เครื่องมือเปรียบเทียบเหล่านี้สามารถช่วยคุณระบุข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน ค่าที่ล้าสมัย สูตรที่เสียหาย การคำนวณที่ไม่ถูกต้อง และปัญหาอื่นๆ ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ

1. เปรียบเทียบแผ่นงาน Excel สองแผ่น: ดูแบบเคียงข้างกัน

หากคุณสามารถอ่านข้อมูลของชีตได้อย่างรวดเร็ว ให้เปิดในหน้าต่างแยกต่างหากและทำการเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกันโดยใช้ฟีเจอร์ "ดูเคียงข้างกัน" ของ Excel

1. เปิดไฟล์ Excel ที่มีทั้งเวิร์กชีต ไปที่ แท็บ มุม มองแล้วเลือกหน้าต่างใหม่

1. ในหน้าต่างใหม่ ให้เลือกหรือสลับไปยังแผ่นงาน (ที่สอง)ที่คุณต้องการเปรียบเทียบ

ปรับขนาดหรือจัดเรียงหน้าต่างใหม่เพื่อให้คุณมองเห็นเวิร์กชีตทั้งสองแบบเคียงข้างกันบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีนี้ดีที่สุดสำหรับการเปรียบเทียบแผ่นงาน Excel ที่มีเพียงไม่กี่แถวหรือหลายคอลัมน์

1. หากคุณต้องการใช้เครื่องมือเปรียบเทียบของ Excel เพื่อวางหน้าต่างทั้งสองแบบเคียงข้างกัน ให้ทำเครื่องหมายที่แท็บ "มุมมอง" แล้วเลือกไอคอนแสดงภาพเคียงข้างกัน

Excel จะจัดเรียงแผ่นงานทั้งสองตามแนวนอนบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณทันที การเปรียบเทียบแผ่นงานในมุมมองแนวนอนนี้อาจทำได้ยากเล็กน้อย ดังนั้น ให้ดำเนินการขั้นตอนถัดไปเพื่อเปลี่ยนการวางแนวเป็นการจัดเรียงแนวตั้ง/แนวตั้ง

1. ไปที่แท็บ "ดู" อีกครั้งแล้วเลือกจัดเรียงทั้งหมด

1. เลือกแนวตั้งในหน้าต่าง "จัดเรียง" และเลือกตกลง

ซึ่งจะวางแผ่นงานทั้งสองไว้ในตำแหน่งเคียงข้างกันบนหน้าจอของคุณ มีอีกหนึ่งการตั้งค่าที่คุณต้องเปิดใช้เพื่อให้การเปรียบเทียบง่ายขึ้นมาก

1. แตะการเลื่อนแบบซิงโครนัสและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฮไลต์อยู่ ซึ่งช่วยให้คุณเลื่อนดูเวิร์กชีตทั้งสองพร้อมกันได้ ทำให้สามารถเปรียบเทียบชุดข้อมูลของคุณแบบแถวต่อแถวแบบซิงโครนัสได้

ถ้าแถวบนสุดของเวิร์กชีตทั้งสองเป็นส่วนหัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรึงไว้เพื่อไม่ให้ย้ายไปพร้อมกับชุดข้อมูลที่เหลือเมื่อคุณเลื่อนผ่าน

1. เลือกFreeze PanesและเลือกFreeze Top Row ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับแผ่นงานที่สอง

1. เลือกรีเซ็ตตำแหน่งหน้าต่างเพื่อเปลี่ยนการวางแนวการเปรียบเทียบกลับเป็นรูปแบบแนวนอน

1. เมื่อคุณทำการเปรียบเทียบเสร็จแล้ว ให้เลือกดูแบบเคียงข้างกันเพื่อแปลงเวิร์กชีตกลับเป็นขนาดเริ่มต้น

ตอนนี้คุณสามารถเลื่อนดูเวิร์กชีตทั้งสองและเปรียบเทียบทีละบรรทัดได้ ข้อได้เปรียบที่สำคัญของฟีเจอร์นี้คือมีอยู่ใน Excel ทุกรุ่น อย่างไรก็ตาม คุณยังคงต้องทำงานหลายอย่าง เช่น การระบุเซลล์ที่มีตัวเลขต่างๆ มาโคร สูตร และอื่นๆ

2. เปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์โดยใช้เครื่องมือออนไลน์

มีเครื่องมือบนเว็บที่ให้บริการเปรียบเทียบ Excel คุณจะพบว่าเครื่องมือเหล่านี้มีประโยชน์หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Excel ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ เครื่องมือเปรียบเทียบ Excelนี้ โดย Aspose เป็นเครื่องมือบนเว็บที่ดีสำหรับการเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์

อัปโหลดไฟล์ Excel ไฟล์แรก (หลัก) ในช่องแรก ลากไฟล์อื่นในช่องที่สอง แล้วเลือกปุ่มเปรียบเทียบทันที

หากไฟล์มีหลายแผ่น ให้เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการเปรียบเทียบในแท็บแผ่นงาน ถ้าทั้งสองแผ่นมีเซลล์ที่มีค่าหรือเนื้อหาต่างกัน เครื่องมือเปรียบเทียบ Aspose Excel จะเน้นความแตกต่างเป็นสีเหลือง

ข้อจำกัดของเครื่องมือบนเว็บเหล่านี้คือส่วนใหญ่จะเน้นค่าที่แตกต่างกัน พวกเขาไม่สามารถเน้นสูตรการคำนวณ ฯลฯ ที่ไม่เหมือนกัน

3. เปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์โดยใช้ “สเปรดชีตเปรียบเทียบ”

การเปรียบเทียบสเปรดชีตเป็นซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้สำหรับการเปรียบเทียบไฟล์ Excel หรือเวิร์กชีตสองไฟล์ น่าเศร้าที่ตอนนี้มีให้บริการสำหรับอุปกรณ์ Windows เท่านั้น มาเป็นโปรแกรมแบบสแตนด์อโลนและรวมอยู่ใน Microsoft Excel ที่รวมอยู่ในเวอร์ชัน/แพ็คเกจ Office: Office Professional Plus (2013 และ 2016) หรือ Microsoft 365

ใช้การเปรียบเทียบสเปรดชีตใน Excel

หากแอป Excel ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ Office ที่กล่าวถึงข้างต้น คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือเปรียบเทียบสเปรดชีตผ่านทางส่วนเสริม "สอบถาม" ถ้าไม่มีแท็บ “สอบถาม” ในแอป Excel ของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีเปิดใช้งาน

1. เลือกไฟล์บนแถบเมนู

1. เลือกตัวเลือกบนแถบด้านข้าง

1. เลือกAdd-inในแถบด้านข้าง เลือกCOM Add-inในเมนูแบบเลื่อนลง “Manage” และเลือกGo

1. ทำเครื่องหมาย ในช่อง สอบถามและเลือกตกลง

หมายเหตุ:หากคุณไม่พบกล่องกาเครื่องหมาย “สอบถาม” ในหน้า COM Add-in แสดงว่า Excel หรือ Office รุ่นของคุณไม่รองรับการเปรียบเทียบสเปรดชีต หรือบางทีผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณอาจปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ ติดตั้งเวอร์ชัน Office ด้วยสเปรดชีตเปรียบเทียบที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า หรือติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ

1. เปิดไฟล์ Excel ทั้ง สองไฟล์ที่คุณต้องการเปรียบเทียบในหน้าต่างแยก ไปที่แท็ บ Inquireในแถบเมนู แล้วเลือกเปรียบเทียบไฟล์

1. Excel จะเพิ่มไฟล์แรกและไฟล์ที่สองโดยอัตโนมัติในกล่องโต้ตอบ "เปรียบเทียบ" และ "ถึง" ตามลำดับ เลือกสลับไฟล์เพื่อแลกเปลี่ยนไฟล์หลักและไฟล์รอง หรือเลือกเปรียบเทียบเพื่อเริ่มการเปรียบเทียบ

ซึ่งจะเปิดใช้การเปรียบเทียบสเปรดชีตในหน้าต่างใหม่ โดยเน้นความแตกต่างภายในชุดข้อมูลของคุณ เซลล์ปกติที่มีค่าต่างกันจะมีการเน้นสีเขียว เซลล์ที่มีสูตรจะมีรูปแบบเป็นสีม่วง ในขณะที่เซลล์ที่มีมาโครจะมีสีเติมเป็นสีเขียวขุ่น

เลือกส่งออกผลลัพธ์เพื่อสร้างและบันทึกสำเนาของผลลัพธ์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นเอกสาร Excel

รายงานจะระบุแผ่นงานและการอ้างอิงเซลล์ด้วยชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน ตลอดจนค่าที่แน่นอนของข้อมูลเก่าและใหม่

คุณสามารถแชร์รายงาน Excelกับเพื่อนร่วมงาน ทีม หรือคนอื่นๆ ที่ทำงานร่วมกันในไฟล์

ใช้สเปรดชีตเปรียบเทียบเป็นโปรแกรมแบบสแตนด์อโลน

ถ้าเวอร์ชัน Excel หรือ Office ของคุณไม่มี Add-in เปรียบเทียบสเปรดชีต ให้ติดตั้งซอฟต์แวร์แบบสแตนด์อโลนจากเว็บไซต์ของผู้พัฒนา เมื่อติดตั้งไฟล์ติดตั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำเครื่องหมายในช่องลงทะเบียนและเปิดใช้งาน Add-in ใน Excel

หลังจากการติดตั้ง เปิดใช้สเปรดชีตเปรียบเทียบ และทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้โปรแกรมเพื่อเปรียบเทียบเอกสาร Excel

1. เลือกเปรียบเทียบไฟล์ในแท็บ "หน้าแรก"

1. เลือกไอคอนโฟลเดอร์ถัดจากกล่องโต้ตอบ "เปรียบเทียบ (ไฟล์ที่เก่ากว่า)" เพื่อเพิ่มเอกสารแรกที่คุณต้องการเปรียบเทียบกับเครื่องมือ เพิ่มไฟล์ที่สองลงในช่อง "ถึง (ไฟล์ที่ใหม่กว่า)" แล้วเลือกตกลงเพื่อดำเนินการต่อ

การเปรียบเทียบสเปรดชีตจะประมวลผลไฟล์และเน้นเซลล์ที่มีค่าต่างกันเป็นสีเขียว

มองหาความแตกต่าง

เครื่องมือเปรียบเทียบ “ดูแบบเคียงข้างกัน” เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ใช้ Office Home หรือนักเรียน หากคุณใช้ Excel สำหรับ Microsoft 365 หรือ Office Professional Plus (2013 หรือ 2016) เครื่องมือ “เปรียบเทียบสเปรดชีต” ในตัวก็พร้อมให้คุณใช้งาน แต่ถ้าคุณไม่มี Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เครื่องมือเปรียบเทียบ Excel บนเว็บจะช่วยทำงานให้เสร็จ มันง่ายมากจริงๆ