หากคุณใช้ Excel บ่อย คุณอาจเคยเจอสถานการณ์ที่คุณมีชื่ออยู่ในเซลล์เดียวและคุณจำเป็นต้องแยกชื่อออกเป็นเซลล์ต่างๆ นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากใน Excel และคุณอาจทำการค้นหาโดย Google และดาวน์โหลดมาโครที่แตกต่างกัน 100 รายการที่เขียนโดยบุคคลต่างๆ เพื่อทำเพื่อคุณ
อย่างไรก็ตาม ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดงวิธีตั้งค่าสูตรเพื่อให้คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองและเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นจริง หากคุณใช้ Excel เป็นจำนวนมาก คุณควรเรียนรู้ฟังก์ชันขั้นสูงบางส่วนเพื่อให้คุณสามารถทำสิ่งที่น่าสนใจกับข้อมูลของคุณได้มากขึ้น
หากคุณไม่ชอบสูตรและต้องการโซลูชันที่รวดเร็วกว่า ให้เลื่อนลงไปที่ ส่วน ข้อความเป็นคอลัมน์ซึ่งจะสอนวิธีใช้ฟีเจอร์ Excel เพื่อทำสิ่งเดียวกัน นอกจากนี้ คุณลักษณะข้อความถึงคอลัมน์ยังดีกว่าที่จะใช้หากคุณมีมากกว่าสองรายการในเซลล์ที่คุณต้องการแยกจากกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าหนึ่งคอลัมน์มี 6 ช่องรวมกัน การใช้สูตรด้านล่างจะกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิงและซับซ้อน
แยกชื่อใน Excel
ในการเริ่มต้น มาดูกันว่าโดยปกติแล้วชื่อจะถูกจัดเก็บอย่างไรในสเปรดชีต Excel สองวิธีที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันเห็นคือfirstname นามสกุลโดยเว้นวรรคและนามสกุล , ชื่อแรกที่มีเครื่องหมายจุลภาคคั่นทั้งสอง เมื่อใดก็ตามที่ฉันเห็นชื่อย่อกลางก็มักจะเป็นชื่อนามสกุลกลาง เช่นด้านล่าง:
เมื่อใช้สูตรง่ายๆ และรวมสองสูตรเข้าด้วยกัน คุณสามารถแยกชื่อ นามสกุล และชื่อกลางออกเป็นเซลล์ต่างๆ ใน Excel ได้อย่างง่ายดาย เริ่มจากแยกส่วนแรกของชื่อกันก่อน ในกรณีของฉัน เราจะใช้สองฟังก์ชัน: ซ้ายและค้นหา นี่คือสิ่งที่เราต้องทำอย่างมีเหตุผล:
ค้นหาข้อความในเซลล์เพื่อเว้นวรรคหรือเครื่องหมายจุลภาค ค้นหาตำแหน่ง จากนั้นนำตัวอักษรทั้งหมดที่อยู่ทางซ้ายของตำแหน่งนั้นออก
ต่อไปนี้เป็นสูตรง่ายๆ ที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1)โดยที่ NN คือเซลล์ที่มีชื่อที่เก็บไว้ -1 มีไว้เพื่อลบช่องว่างพิเศษหรือเครื่องหมายจุลภาคที่ส่วนท้ายของสตริง
อย่างที่คุณเห็น เราเริ่มด้วยฟังก์ชันทางซ้าย ซึ่งรับอาร์กิวเมนต์ 2 อาร์กิวเมนต์: สตริงและจำนวนอักขระที่คุณต้องการดึงจากจุดเริ่มต้นของสตริง ในกรณีแรก เราค้นหาช่องว่างโดยใช้เครื่องหมายอัญประกาศคู่และใส่ช่องว่างระหว่าง ในกรณีที่สอง เรากำลังมองหาเครื่องหมายจุลภาคแทนช่องว่าง แล้วผลลัพธ์ของ 3 สถานการณ์ที่ฉันกล่าวถึงจะเป็นอย่างไร
เราได้ชื่อจากแถวที่ 3 นามสกุลจากแถวที่ 5 และชื่อจากแถวที่ 7 เยี่ยมมาก! ดังนั้นขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บข้อมูลของคุณ ขณะนี้คุณได้แยกชื่อหรือนามสกุลแล้ว ตอนนี้สำหรับส่วนถัดไป นี่คือสิ่งที่เราต้องทำอย่างมีเหตุผลในตอนนี้:
– ค้นหาข้อความในเซลล์เพื่อหาช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาค ค้นหาตำแหน่งแล้วลบตำแหน่งออกจากความยาวทั้งหมดของสตริง สูตรจะมีลักษณะดังนี้:
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
ตอนนี้เราใช้ฟังก์ชันที่ถูกต้อง สิ่งนี้ต้องใช้สองอาร์กิวเมนต์ด้วย: สตริงและจำนวนอักขระที่คุณต้องการดึงโดยเริ่มจากจุดสิ้นสุดของสตริงไปทางซ้าย ดังนั้นเราจึงต้องการให้ความยาวของสตริงลบด้วยตำแหน่งของช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาค นั่นจะทำให้เรามีทุกอย่างทางด้านขวาของช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาคแรก
เยี่ยมมาก ตอนนี้เรามีชื่อส่วนที่สองแล้ว! ในสองกรณีแรก คุณทำเสร็จแล้ว แต่ถ้ามีชื่อกลางอยู่ในชื่อ คุณจะเห็นว่าผลลัพธ์ยังคงมีนามสกุลที่มีชื่อกลางอยู่ แล้วเราจะได้นามสกุลและกำจัดชื่อกลางได้อย่างไร ง่าย! เพียงเรียกใช้สูตรเดิมอีกครั้งที่เราใช้เพื่อรับส่วนที่สองของชื่อ
เรากำลังทำสิ่งที่ถูกต้องอีกครั้งและคราวนี้ใช้สูตรกับเซลล์ชื่อกลางและนามสกุลที่รวมกัน มันจะหาช่องว่างหลังจากเริ่มต้นตรงกลางแล้วนำความยาวลบตำแหน่งของจำนวนอักขระที่เว้นวรรคที่ส่วนท้ายของสตริง
คุณมีมัน! ตอนนี้คุณได้แบ่งชื่อและนามสกุลออกเป็นคอลัมน์แยกกันโดยใช้สูตรง่ายๆ สองสามสูตรใน Excel! แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะมีการจัดรูปแบบข้อความในลักษณะนี้ แต่คุณสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
ข้อความเป็นคอลัมน์
นอกจากนี้ยังมีอีกวิธีง่ายๆ ที่คุณสามารถแยกข้อความที่รวมกันออกเป็นคอลัมน์แยกกันใน Excel เป็นฟีเจอร์ที่เรียกว่าText to Columnsและใช้งานได้ดีมาก นอกจากนี้ยังมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากคุณมีคอลัมน์ที่มีข้อมูลมากกว่าสองส่วน
ตัวอย่างเช่น ด้านล่างฉันมีข้อมูลบางส่วนที่แถวหนึ่งมีข้อมูล 4 ส่วน และอีกแถวมีข้อมูล 5 ส่วน ฉันต้องการแบ่งออกเป็น 4 คอลัมน์และ 5 คอลัมน์ตามลำดับ อย่างที่คุณเห็น การพยายามใช้สูตรด้านบนนั้นไม่สามารถทำได้
ใน Excel ก่อนอื่นให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการแยก จากนั้น ไปข้างหน้าและคลิกที่ แท็บ Dataจากนั้นคลิกที่Text to Columns
สิ่งนี้จะแสดงตัวช่วยสร้าง Text to Columns ในขั้นตอนที่ 1 ให้คุณเลือกว่าจะให้ฟิลด์เป็นตัวคั่นหรือความกว้างคงที่ ในกรณีของเรา เราจะเลือกตัวคั่น
ในหน้าจอถัดไป คุณจะเลือกตัวคั่น คุณสามารถเลือกจากแท็บ เครื่องหมายอัฒภาค เครื่องหมายจุลภาค ช่องว่าง หรือพิมพ์แบบกำหนดเอง
สุดท้าย คุณเลือกรูปแบบข้อมูลสำหรับคอลัมน์ โดยปกติแล้วGeneralจะทำงานได้ดีกับข้อมูลส่วนใหญ่ หากคุณมีบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง เช่น วันที่ ให้เลือกรูปแบบนั้น
คลิกเสร็จสิ้นและดูว่าข้อมูลของคุณแยกออกเป็นคอลัมน์ได้อย่างไร อย่างที่คุณเห็น แถวหนึ่งกลายเป็นห้าคอลัมน์และอีกแถวกลายเป็นสี่คอลัมน์ คุณลักษณะ Text to Columns มีประสิทธิภาพมากและทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
หากคุณประสบปัญหาในการแยกชื่อที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่ฉันระบุไว้ข้างต้น โปรดโพสต์ความคิดเห็นพร้อมข้อมูลของคุณ แล้วเราจะพยายามช่วยเหลือ สนุก!