เป็นเรื่องน่าสลดใจเสมอเมื่อมีคนทำสิ่งสำคัญที่พวกเขากำลังทำหายเพราะไม่ได้บันทึกเอกสารอย่างถูกต้อง สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คุณคิดสำหรับผู้ใช้ Excel และ Word!
โชคดีที่ Microsoft ได้เพิ่มฟีเจอร์มากมายใน 2-3 เวอร์ชันล่าสุดที่ช่วยลดโอกาสในการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากการขัดข้อง ไฟฟ้าดับ การลบโดยไม่ตั้งใจ ฯลฯ ฟีเจอร์หนึ่งเรียกว่าการกู้คืนอัตโนมัติ และฟีเจอร์ที่สองซึ่งไม่ค่อยมีคนรู้จัก เรียกว่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
ในบทความนี้ ฉันจะพูดถึงวิธีกำหนดค่าทั้งสองตัวเลือกเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ฉันขอแจ้งให้ทราบว่า Office เวอร์ชันล่าสุดอนุญาตให้คุณบันทึกเอกสารไปยัง OneDrive ได้โดยตรง ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีที่ควรพิจารณา เนื่องจากคุณยังคงสามารถเข้าถึงงานของคุณได้แม้ว่าฮาร์ดไดรฟ์ของคุณจะล้มเหลวก็ตาม
Excel กู้คืนอัตโนมัติ
คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น และโดยทั่วไปจะบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติไปยังตำแหน่งที่ตั้งชั่วคราวหลังจากช่วงเวลาที่กำหนด หากต้องการดูการตั้งค่าการกู้คืนอัตโนมัติ ให้คลิกที่ไฟล์จากนั้นเลือกตัวเลือก
คลิกที่บันทึกในเมนูด้านซ้ายมือ แล้วคุณจะเห็นตัวเลือกการกู้คืนอัตโนมัติภายใต้บันทึกสมุดงาน
ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะถูกบันทึกทุกๆ 10 นาที นอกจากช่วงเวลาแล้ว Excel จะต้องไม่ได้ใช้งานเป็นเวลา 30 วินาทีก่อนที่จะบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ ข้อมูลที่บันทึกอัตโนมัติจะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติที่แสดงรายการไว้ที่นี่ แล้วมันทำงานอย่างไร? โดยพื้นฐานแ��้ว สมมติว่าคุณมีเวิร์กชีตเหมือนด้านล่างและคุณได้บันทึกไว้แล้ว
สมมติว่าฉันเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในสเปรดชีต Excel และรอประมาณ 10 นาทีโดยไม่บันทึกเอกสาร เนื่องจากมีการตั้งค่าช่วงเวลาการกู้คืนอัตโนมัติไว้ 10 นาที คุณจึงต้องรอนานอย่างน้อยจึงจะบันทึกข้อมูลได้
ในกรณีของฉัน ฉันจำลองการหยุดทำงานของ Excel โดยเปิดตัวจัดการงานและหยุดกระบวนการ Excel หลังจากนั้น ฉันเปิด Excel อีก ครั้งและเห็นตัวเลือกที่เรียกว่าแสดงไฟล์ที่กู้คืน ทันที
หากคุณคลิกที่รายการนั้นจะแสดงรายการไฟล์ Excel ที่สามารถกู้คืนได้ ในกรณีของฉัน มันมีไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งมีข้อมูลเพียง A1 และ A2 และยังมีไฟล์ที่กู้คืนอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ฉันไม่ได้บันทึกลงดิสก์
การคลิกที่รายการใด ๆ ในรายการจะเป็นการเปิดอินสแตนซ์อื่นของ Excel ที่แสดงข้อมูลในไฟล์นั้น ๆ โดยรวมแล้ว นี่เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากในช่วงเวลาที่คุณไม่ได้บันทึกงานทั้งหมด แต่ Excel หยุดทำงานกะทันหัน
ข้อเสียที่สำคัญของคุณลักษณะนี้คือ ข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะจัดเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์เดียวกันกับไฟล์ของคุณ ดังนั้นหากมีบางอย่างเกิดขึ้นกับฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ทุกอย่างจะหายไป คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งในการตั้งค่าด้านบนเป็นฮาร์ดไดรฟ์แยกต่างหาก หรือแม้แต่ตำแหน่งเครือข่าย ซึ่งฉันแนะนำเป็นอย่างยิ่ง
โปรดทราบว่าข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะถูกลบโดยอัตโนมัติโดย Excel ในกรณีต่อไปนี้:
โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อใดก็ตามที่คุณบันทึกไฟล์ มันจะกำจัดข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ นอกจากนี้ หากคุณออกจาก Excel ด้วยตนเองและเลือกที่จะไม่บันทึกข้อมูล ระบบจะลบข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ โปรดระลึกไว้เสมอเมื่อใช้คุณสมบัตินี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel จำนวนมาก ฉันขอแนะนำให้ตั้งค่าช่วงเวลาการกู้คืนอัตโนมัติเป็น 2 หรือ 3 นาทีแทนที่จะเป็น 10
การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
คุณสมบัติอื่นที่ไม่ค่อยมีใครรู้เกี่ยวกับมันคือการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ หากต้องการใช้งาน ก่อนอื่นคุณต้องไปและบันทึกไฟล์ของคุณเพื่อไปที่กล่องโต้ตอบบันทึก ถ้าคุณมีเอกสาร Excel ที่บันทึกไว้แล้ว ให้ไปที่Fileแล้ว คลิก Save Asแล้วเลือกตำแหน่ง เมื่อคุณทำเช่นนี้ จะแสดงกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น
ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่ ปุ่ม เครื่องมือที่อยู่ทางซ้ายของปุ่มบันทึก คุณจะเห็นตัว เลือกสองสามตัวเลือก ซึ่งหนึ่งในนั้นคือตัวเลือกทั่วไป เมื่อคุณคลิกที่หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกเพิ่มเติม
ไปข้างหน้าและทำเครื่องหมายในช่องสร้างข้อมูลสำรองเสมอ คลิก ตกลง และตอนนี้เมื่อคุณบันทึกไฟล์ ไฟล์สำรองข้อมูลของ Excel จะถูกสร้างขึ้นด้วยนามสกุล .XLK โปรดทราบว่าในครั้งแรกที่คุณทำเช่นนี้ ไฟล์จะเหมือนกันทุกประการ หากคุณแก้ไขไฟล์ต้นฉบับแล้วบันทึกอีกครั้ง ไฟล์สำรองจะยังคงเหมือนเดิม (ข้อมูลต้นฉบับ) อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณบันทึกเป็นครั้งที่สาม ไฟล์สำรองข้อมูลจะได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลจนถึงการบันทึกครั้งที่สอง
โดยพื้นฐานแล้ว ไฟล์สำรองข้อมูลจะเป็นเวอร์ชันที่ล้าหลังกว่าเวอร์ชันปัจจุบันเสมอ ดังนั้น หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงหลายอย่าง บันทึกไฟล์ของคุณแล้วต้องการกลับไปเป็นเวอร์ชันที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง คุณก็แค่เปิดไฟล์สำรองข้อมูล
ไฟล์ถูกบันทึกในตำแหน่งเดียวกับไฟล์ต้นฉบับและดูเหมือนจะไม่มีทางเปลี่ยนแปลงได้ คุณลักษณะนี้ไม่ได้เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณมากนัก แต่ก็ดีในบางสถานการณ์
การเปิดใช้งานคุณสมบัติการสำรองและกู้คืนข้อมูลเหล่านี้ใน Excel จะช่วยให้คุณไม่ต้องสูญเสียข้อมูลสำคัญ เป็นตัวเลือกที่ดีเสมอในการใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (เช่น OneDrive) เป็นเครือข่ายความปลอดภัยเพิ่มเติมในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณล้มเหลวอย่างรุนแรง หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!
ในบทความก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึงวิธีการทำงานของการประชุมทางวิดีโอใน Microsoft Teams ตั้งแต่นั้นมา Microsoft ได้อัปเดต Teams ด้วยฟีเจอร์ใหม่ รวมถึงความสามารถที่รอคอยมานานและเป็นที่ต้องการอย่างมากในการสร้างห้องกลุ่มย่อย
ในทางคณิตศาสตร์ คุณจะคำนวณช่วงโดยการลบค่าต่ำสุดออกจากค่าสูงสุดของชุดข้อมูลหนึ่งๆ มันแสดงถึงการแพร่กระจายของค่าภายในชุดข้อมูลและมีประโยชน์สำหรับการวัดความแปรปรวน ยิ่งช่วงกว้างเท่าใด ข้อมูลของคุณก็ยิ่งมีการกระจายและแปรผันมากขึ้นเท่านั้น
พบในที่แปลกๆ ในแอปพลิเคชัน คุณสามารถเพิ่มปุ่มการทำงานลงในสไลด์ PowerPoint เพื่อทำให้งานนำเสนอของคุณโต้ตอบได้มากขึ้นและใช้งานได้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ดู ปุ่มการทำงานเหล่านี้สามารถทำให้งานนำเสนอนำทางได้ง่ายขึ้น และทำให้สไลด์ในงานนำเสนอของคุณมีลักษณะเหมือนหน้าเว็บ
ดังนั้นคุณจึงมีภาพที่ยอดเยี่ยมของเด็กๆ หรือสุนัขของคุณ และคุณต้องการความสนุกสนานด้วยการลบพื้นหลังออกและวางในพื้นหลังอื่น หรือบางทีคุณอาจต้องการลบพื้นหลังบนรูปภาพเพื่อให้คุณสามารถใช้บนเว็บไซต์หรือเอกสารดิจิทัลได้
นี่เป็นสถานการณ์ทั่วไป: คุณได้รับเอกสาร Word ทางอีเมลซึ่งคุณจะต้องเซ็นชื่อและส่งกลับ คุณสามารถพิมพ์ เซ็นชื่อ สแกน และส่งคืนเอกสารได้ แต่มีวิธีที่ง่ายกว่า ดีกว่า และรวดเร็วกว่าในการแทรกลายเซ็นใน Word
มีบางสิ่งในชีวิตที่เลวร้ายยิ่งกว่าการสูญเสียเอกสาร Word ที่คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงเป็นทาส แม้แต่การประหยัดก็ยังไม่เพียงพอหากฮาร์ดไดรฟ์ของคุณพังและคุณสูญเสียทุกอย่าง
มีหลายครั้งที่ฉันต้องการรวมการคำนวณข้อมูลอย่างง่ายในเอกสาร Word และตารางคือตัวเลือกที่ดีที่สุด คุณสามารถลองแทรกทั้งสเปรดชีต Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณได้ตลอดเวลา แต่บางครั้งก็เกินความจำเป็น
Word มีคุณลักษณะที่มีประโยชน์จริง ๆ สองอย่างที่แทบไม่มีใครเคยใช้: เปรียบเทียบเอกสารและรวมเอกสาร ตามชื่อที่บอกเป็นนัย ฟีเจอร์นี้ให้คุณเปรียบเทียบเอกสาร Word สองชุดกับเอกสารอื่นหรือรวมเอกสารทั้งสองเข้าด้วยกัน
Microsoft Teams เช่น Zoom ช่วยให้คุณสามารถโทรผ่านวิดีโอระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ และจัดการประชุมเสมือนจริงได้ แอปนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกลในการจัดการประชุมเมื่อเพื่อนร่วมงานกระจายไปตามสถานที่ต่างๆ
งานนำเสนอก็เหมือนรถไฟ ขบวนรถโค้ชที่ไม่ขาดสายจะตามเครื่องยนต์และไปที่ที่มันนำ
สูตรสามสูตรที่ใช้บ่อยที่สุดใน Excel ที่ใช้คำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่ายคือ COUNT, SUM และ AVERAGE ไม่ว่าคุณจะจัดการงบประมาณทางการเงินใน Excel หรือเพียงแค่ติดตามวันหยุดพักผ่อนครั้งต่อไป คุณอาจเคยใช้หนึ่งในฟังก์ชันเหล่านี้มาก่อน
หากคุณต้องการส่งจดหมายโต้ตอบที่ดูเป็นมืออาชีพ อย่าปล่อยให้สิ่งแรกที่ผู้รับเห็นคือซองจดหมายที่เขียนด้วยลายมือยุ่งเหยิง หยิบซองจดหมาย ใส่ลงในเครื่องพิมพ์ของคุณ แล้วพิมพ์ชื่อและที่อยู่โดยใช้ Microsoft Word
เมื่อสมุดงาน Excel ของคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นเหมือนกันทั้งเค้าโครงและโครงสร้าง คุณสามารถปรับปรุงงานของคุณได้โดยการจัดกลุ่มแผ่นงานที่คล้ายกัน เพื่อให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เมื่อคุณเรียนรู้วิธีจัดกลุ่มแผ่นงานใน Excel แล้ว คุณสามารถใช้การเปลี่ยนแปลงกับเซลล์ที่เกี่ยวข้องในแผ่นงานที่จัดกลุ่มทั้งหมดได้โดยเปลี่ยนแผ่นงานที่จัดกลุ่มเพียงแผ่นเดียว
หากแอป Microsoft Office เดียวกันมีฟีเจอร์ต่างกันในอุปกรณ์ต่างๆ อาจเป็นเพราะเวอร์ชันต่างกัน Add-in และเทมเพลตของบริษัทอื่นบางรายการยังมีฟีเจอร์ที่ใช้งานได้เฉพาะใน Office เวอร์ชันที่ระบุเท่านั้น
ไฟล์ MDI ซึ่งย่อมาจาก Microsoft Document Imaging เป็นรูปแบบรูปภาพที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ Microsoft ซึ่งใช้สำหรับจัดเก็บรูปภาพของเอกสารที่สแกนซึ่งสร้างโดยโปรแกรม Microsoft Office Document Imaging (MODI) โปรแกรมนี้รวมอยู่ใน Office XP, Office 2003 และ Office 2007
เครื่องมือ Microsoft Office มีประสิทธิภาพมากขึ้นเรื่อยๆ ในการอัปเดตแต่ละครั้ง ปัจจุบัน คุณไม่จำเป็นต้องมีแอปเฉพาะสำหรับผังงาน
เป็นเรื่องง่ายที่จะสับสนระหว่าง Microsoft Office และ Office 365 หรือ Microsoft 365 Microsoft Office เป็นชุดโปรแกรมสำนักงานมาตรฐานที่คุณใช้มานานหลายปี และสามารถรวมเวอร์ชันแอปเดสก์ท็อปของ Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access และ Publisher ขึ้นอยู่กับรุ่น คุณได้รับ.
Microsoft Outlook หยุดทำงานเป็นระยะๆ เมื่อคุณเปิดแอปบนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณหรือไม่ แอปหยุดทำงานเป็นครั้งคราวและแสดงการแจ้งเตือน "Microsoft Outlook ไม่ตอบสนอง" ในช่วงเวลาสุ่มหรือไม่
คุณสามารถปรับปรุงลักษณะที่ปรากฏของสเปรดชีต Excel และทำให้ผู้ชมดูน่าสนใจยิ่งขึ้น วิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มสีสันคือการเพิ่มภาพพื้นหลังของ Excel
Microsoft Excel ยังคงเป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีตที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก ข้อมูลสเปรดชีตของ Excel มักมีความละเอียดอ่อน โดยมีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางการเงิน
ทุกครั้งที่คุณสร้างหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสาร Microsoft Word ระบบจะกำหนดชื่อบัญชี Microsoft เริ่มต้นของคุณเป็นชื่อผู้เขียน เมื่อคุณแบ่งปัน
หากแถบเครื่องมือ Microsoft Excel ไม่ทำงานบนคอมพิวเตอร์ Windows 10 หรือ 11 ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไข
หากต้องการพิมพ์แผ่นงาน Excel ของคุณเป็น PDF อย่างรวดเร็ว ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างปุ่มพิมพ์เป็น PDF ใน Microsoft Excel
ต้องการบันทึกรูปภาพจากไฟล์ PowerPoint ของคุณแล้วนำไปใช้ที่อื่นหรือไม่ ต่อไปนี้เป็นสามวิธีง่ายๆ ในการดึงรูปภาพจากงานนำเสนอ PowerPoint
ไม่สามารถพิมพ์เอกสาร Word ได้อาจทำให้เสียเวลาในการทำงาน ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ไขการพิมพ์ลาดเทใน Microsoft Word
Word ไม่ตอบสนองเมื่อคุณกำลังพิมพ์เอกสารบนพีซีของคุณ? ต่อไปนี้เป็นแปดวิธีที่ได้รับการทดลองและทดสอบแล้วในการแก้ไข!
แป้นพิมพ์ลัด Excel ไม่ทำงานบน Windows? ลองใช้วิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้เพื่อแก้ไขปัญหาและฟื้นประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
เห็นข้อผิดพลาด 'Excel หมดทรัพยากร' บนคอมพิวเตอร์ Windows 10 หรือ 11 ของคุณต่อไปหรือไม่ ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขอย่างรวดเร็ว
ต้องการค้นหาคำใน Google Docs หรือไม่? ต่อไปนี้เป็นวิธีง่ายๆ ในการค้นหาที่แม่นยำ เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับประสบการณ์การแก้ไขที่ราบรื่น
ต้องการแทรกข้อมูลจาก Excel Spreadsheet ลงใน Microsoft Word หรือไม่? ต่อไปนี้คือวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถทำได้
