วิธีใช้จดหมายเวียนใน Word เพื่อสร้างจดหมาย ฉลาก และซองจดหมาย

จดหมายเวียนเป็นคุณลักษณะของ Microsoft Word ที่ช่วยให้คุณปรับปรุงการสร้างจดหมาย ป้ายชื่อ ซองจดหมาย อีเมล และไดเร็กทอรีในแบบของคุณ เนื่องจากจดหมายเวียนไม่ใช่คุณลักษณะของ MS Word ที่ใช้บ่อยที่สุด ผู้ใช้บางคนอาจไม่ทราบวิธีการทำจดหมายเวียนใน Word เพื่อสร้างตัวอักษร ป้ายชื่อ และซองจดหมาย 

หากคุณกำลังพยายามประหยัดเวลาในการปรับแต่งตัวอักษร ป้ายชื่อ หรือเอกสารอื่นๆ ด้วยตนเอง จดหมายเวียนอาจมีประโยชน์ แม้ว่าคุณจะไม่เคยพยายามสร้างจดหมายเวียน กระบวนการนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา และเราจะแนะนำคุณผ่านแต่ละขั้นตอนด้านล่าง

วิธีสร้างจดหมายเวียน

Microsoft Word มีตัวช่วยสร้างที่จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการสร้างจดหมายเวียน ตัวช่วยสร้างจะถามถึงจดหมายที่คุณต้องการใช้และผู้รับจดหมายระหว่างทาง ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายชื่อผู้รับพร้อมที่จะแทรก ถ้าคุณไม่ทำ คุณก็สามารถเพิ่มรายชื่อผู้รับได้ด้วยตนเอง

1. เปิดเอกสาร Word และพิมพ์ข้อความของคุณ ละทิ้งองค์ประกอบส่วนบุคคล (เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อ เมือง ฯลฯ) สำหรับตอนนี้ คุณสามารถเว้นช่องว่างไว้สำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกองค์ประกอบเหล่านี้ เช่น:

1. เมื่อเทมเพลตของคุณพร้อม ให้เลือกการส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอนจากแถบด้านบน

1. บานหน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นที่ขอบด้านขวาของหน้าต่าง MS Word นี่คือวิซาร์ดที่จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ในขั้นตอนแรก คุณจะต้องเลือกประเภทของเอกสารที่คุณกำลังทำงานอยู่ เลือกตัวอักษรแล้วเลือกถัดไป: เอกสารเริ่มต้น

1. คุณจะต้องเลือกเอกสารที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนในครั้งต่อไป
   หากคุณได้พิมพ์เนื้อหาบางส่วนสำหรับจดหมายของคุณแล้ว ให้เลือกใช้เอกสารปัจจุบัน
   หากคุณต้องการใช้เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้เลือกเริ่มจากเทมเพลต เมื่อคุณเลือกเอกสารเริ่มต้นแล้ว ให้คลิกเลือก  ผู้รับ

1. ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกผู้รับ สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ที่เต็มไปด้วยข้อมูลผู้รับ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลได้โดยเลือก ตัวเลือก ใช้ไฟล์ที่มีอยู่และเลือกเรียกดูจากส่วนถัดไป 

ไปที่แผ่นงานที่มีราย ชื่อ  ผู้รับโดยใช้ explorer เลือกแผ่นงานแล้วเลือกเปิด

เมื่อคุณเลือกแผ่นงาน คุณจะเห็นหน้าต่างเลือกตาราง เลือกตารางที่เกี่ยวข้อง อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องข้างข้อความแถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์หากข้อมูลนั้นถูกต้องสำหรับข้อมูลของคุณ และเลือกตกลง

ถัดไป คุณจะเห็นรายชื่อผู้รับที่ Word จะใช้ในการผสานของคุณ หากทุกอย่างดูดี ให้เลือก  ตกลง

เมื่อคุณเพิ่มแผ่นงาน Excel แล้ว ให้เลือกถัดไป: เขียนจดหมายของคุณ

1. ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเพิ่มตัวยึดตำแหน่งในจดหมายของคุณแล้ว นำเคอร์เซอร์ของคุณไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มตัวยึดตำแหน่ง แล้วเลือกรายการเพิ่มเติมจากบานหน้าต่างจดหมายเวียน

กล่อง โต้ตอบ แทรกฟิลด์ผสานจะเปิดขึ้นจากที่คุณสามารถเลือกตัวยึดตำแหน่งที่เกี่ยวข้องและเลือกแทรกเพื่อเพิ่มลงในจดหมายของคุณ

1. เมื่อคุณแทรกช่องผสานทั้งหมดแล้ว ให้เลือก ถัดไป: ดูตัวอย่างจดหมายของคุณ

นี่จะแสดงตัวอย่างจดหมายทั้งหมดที่สร้างขึ้นด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างจดหมายเวียนเพื่อสลับการแสดงตัวอย่างตัวอักษร

1. เลือกถัดไป: เสร็จสิ้นการผสาน ในขั้นตอนถัดไป ให้เลือกพิมพ์ (ถ้าคุณต้องการพิมพ์ตัวอักษรทั้งหมด) หรือแก้ไขตัวอักษรแต่ละตัว > ทั้งหมด (ถ้าคุณจะรวมตัวอักษรเป็นเอกสารเดียว)

วิธีสร้างป้ายกำกับจดหมายเวียน

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะรวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณให้เป็นระเบียบเรียบร้อยในแผ่นงาน Excel เพื่อให้คุณไม่รู้สึกวิงเวียนเมื่อต้องการรายละเอียดการส่งจดหมายของใครบางคน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพิมพ์ฉลาก การรวบรวมแผ่นงาน Excel ของคุณจะไม่ตัดออก คุณจะต้องสร้างป้ายกำกับจดหมายเวียนบน MS Word แทน

1. หากคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีรายละเอียดการส่งจดหมายอยู่แล้ว คุณสามารถข้ามไปยังขั้นตอนถัดไปได้ ถ้าไม่ ให้จัดระเบียบรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณบนแผ่นงาน Excel เพิ่มส่วนหัว (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ) และจัดเรียงรายการของคุณ
2. เปลี่ยนไปใช้ MS Word ใช้วิซาร์ดสำหรับสร้างฉลาก เปิดเอกสารเปล่าแล้วเลือกการส่งจดหมาย >  เลือกจดหมายเวียน > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

1. เลือกป้ายกำกับแล้ว เลือก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น 

1. ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกเปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร จากนั้น เลือกตัวเลือกฉลากเพื่อตั้งค่าหมายเลขผลิตภัณฑ์และแบรนด์ฉลากของคุณ

เมื่อคุณเลือกตกลงคุณจะเห็นป้ายระบุในเอกสารของคุณ หากไม่มี ให้ไปที่การออกแบบตาราง > เส้นขอบแล้วเลือกดูเส้นตาราง

1. กลับไปที่ แท็บ การส่งจดหมายใน MS Word แล้วเลือกเลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่ 

นำทางไปยังไฟล์ Excel ที่มีรายชื่อเมล เลือกไฟล์และเลือกเปิด

1. คุณจะเห็นหน้าต่างเลือกตาราง ถ้าคุณมีหลายแผ่นในสมุดงาน คุณจะเห็นมากกว่าหนึ่งรายการที่นี่ เลือกรายการที่มีรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากข้อความแถว  แรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์และเลือกตกลง

1. MS Word นำเข้ารายชื่อผู้รับจดหมาย เลือกบล็อกที่อยู่ ดูตัวอย่างด้านขวา 

หากไม่เป็นไปตามที่คุณต้องการ ให้เลือกMatch Fields ตรวจสอบให้แน่ใจว่าราย ละเอียดทั้งหมดสอดคล้องกับส่วนหัวที่เหมาะสมจากเวิร์กชีตของคุณ แล้วเลือกตกลง

ดูตัวอย่างอีกครั้ง หากดูดีให้เลือกตกลง

1. ตอนนี้คุณจะเห็น>ในป้ายกำกับ ไปที่การส่งจดหมาย > อัปเดตป้ายกำกับเพื่อเพิ่ม>ไปยังป้ายกำกับทั้งหมด

1. ป้ายกำกับพร้อมที่จะผสานแล้ว ไปที่การส่งจดหมาย > เสร็จ  สิ้นและผสาน > แก้ไขเอกสารแต่ละฉบับ

คุณจะเห็นหน้าต่างเล็กๆ ปรากฏขึ้น เลือกทั้งหมดแล้วตกลง _

1. ตอนนี้คุณจะเห็นป้ายกำกับทั้งหมดของคุณถูกรวมเข้าด้วยกัน

วิธีสร้างซองจดหมายเวียน

การสร้างซองจดหมายเวียนส่วนใหญ่จะเหมือนกับซองจดหมาย แต่มีการปรับแต่งเล็กน้อย 

อีกครั้ง คลิกที่Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizardแต่คราวนี้ เลือกEnvelopesจากนั้นเลือกNext: Getting documentingจากด้านล่าง

1. ระบบจะขอให้คุณเลือกเอกสารเริ่มต้น เลือกตัวเลือกซองจดหมาย เพื่อเลือกขนาดซองจดหมายและตำแหน่งของที่อยู่ในการจัดส่ง/ส่งคืน (โปรดดูขั้นตอน ถัดไป) และเลือกถัดไป: เลือกผู้รับ

1. เมื่อคุณเลือกตัวเลือกซองจดหมายคุณจะเห็นหน้าต่างเล็กๆ ปรากฏขึ้น เลือกขนาดซองที่คุณต้องการและเลือกแบบอักษรและตำแหน่งสำหรับจัดส่งและที่อยู่สำหรับส่งคืน

1. ขั้นตอนถัดไปในตัวช่วยสร้างคือการเลือกผู้รับ เลือกใช้รายการที่มีอยู่ (สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลผู้รับอยู่แล้ว) แล้วเลือกเรียกดูเพื่อค้นหาไฟล์ เลือกไฟล์ที่เกี่ยวข้องและคลิกที่ถัดไป: จัดเรียงซองจดหมายของคุณ 

1. ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกช่องที่อยู่ดูตัวอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามที่คุณต้องการ แล้วเลือกตกลง

ตอนนี้คุณจะเห็น>ปรากฏบนซองจดหมาย 

1. เลือกถัดไป: ดูตัวอย่างซองจดหมายของคุณ คุณจะเห็นตัวอย่างเดียวกันกับที่คุณเห็นในขั้นตอนก่อนหน้าแต่ในเอกสารของคุณ คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างตัวช่วยสร้างเพื่อสลับระหว่างซองจดหมาย

ซองจดหมายของคุณพร้อมที่จะรวมเข้าด้วยกันแล้ว เลือกถัดไป: เสร็จสิ้นการผสาน

1. ในหน้า จอต่อไปนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกในการแก้ไขซองจดหมายแต่ละซอง เลือก เลือกทั้งหมดเพื่อรวมเรกคอร์ดทั้งหมด และเลือกตกลง

ตอนนี้คุณจะเห็นซองจดหมายทั้งหมดรวมเป็นเอกสารเดียว

การพิมพ์จำนวนมากและอีเมลเป็นเรื่องง่าย

การใช้จดหมายเวียนสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก มิฉะนั้น คุณจะต้องใช้ในการปรับแต่งตัวอักษร ป้ายชื่อ หรือซองจดหมายของคุณ นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้ด้วย MS Word คุณยังสามารถสร้างการ์ดอวยพรหนังสือเล่มเล็กและบัตรดัชนี

จดหมายเวียนมีมาสักระยะหนึ่งแล้ว แต่ถ้าคุณต้องการทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพMicrosoft Office 2019 ได้แนะนำคุณสมบัติบางอย่างที่คุณอาจต้องการดู