วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติใน Microsoft Word

โปรแกรมประมวลผลคำมีมาไกลตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1980 เมื่อ Microsoft เปิดตัว Microsoft Word สำหรับ MS-DOS เป็นครั้งแรก คุณลักษณะที่ก้าวล้ำของมันคือการออกแบบให้ใช้กับเมาส์ Microsoft Wordเวอร์ชันปัจจุบันมีคุณสมบัติที่ผู้ใช้ไม่สามารถจินตนาการได้ในตอนนั้น รวมถึงการใช้ความสามารถ AutoText ของ Microsoft Word เพื่อสร้างเนื้อหาได้เร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง 

หากคุณใช้ Word เป็นจำนวนมาก อาจมีวลี กลุ่มข้อความ หรือกราฟิกที่คุณใช้บ่อย คุณลักษณะการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติของ Word สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้คุณแทรกรายการซ้ำเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลา ตัวอย่างอาจเป็นการเพิ่มลายเซ็นของคุณที่ส่วนท้ายของจดหมายหรือการแทรกภาษาต้นแบบในเอกสาร เช่น สัญญาหรือคำขอสำหรับข้อเสนอ 

ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติ

ใน Microsoft Word การแก้ไขอัตโนมัติช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างข้อความที่ใช้ซ้ำได้ สูงสุด 255 อักขระ ตัวอย่างข้อมูลเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานสำหรับคุณไม่เฉพาะใน Word เท่านั้น แต่ยังสามารถใช้ได้ในแอป Office ทั้งหมดของคุณ เช่นOutlookและPowerPointอีกด้วย

ในทางกลับกัน ข้อความอัตโนมัตินั้นแข็งแกร่งกว่ามาก สร้างขึ้นเพื่อควบคุมบล็อกข้อความที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก รายการข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างจะถูกบันทึกด้วยเทมเพลต Word ของคุณ และไม่พร้อมใช้งานในแอป Office อื่นๆ ที่คุณใช้ ทั้งการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติมีอยู่ใน Microsoft Word เวอร์ชันเดสก์ท็อปและออนไลน์

วิธีสร้างและใช้การแก้ไขอัตโนมัติ

ในการกำหนดค่าและใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ ให้เปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการแปลงเป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้ ในตัวอย่างด้านล่าง เรากำลังกำหนดค่า การแก้ไขอัตโนมัติเพื่อแทรกบล็อกข้อความสั้นๆ เมื่อเราพิมพ์-123

1. เลือกข้อความสูงสุด 255 อักขระที่คุณต้องการใช้ซ้ำโดยพิมพ์ชุดอักขระสั้นๆ

1. ไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษรและเลือกปุ่มตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือกกล่องกา เครื่องหมายแทนที่ข้อความขณะที่คุณพิมพ์

1. ถัดไป ใน ส่วน แทนที่ ให้พิมพ์อักขระที่คุณต้องการแทนที่ด้วยกลุ่มข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ในกรณีนี้ เรากำลังใช้อักขระ-123 ข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 จะปรากฏภายใต้With

1. สุดท้าย เลือกเพิ่มจากนั้นตกลงจากนั้นตกลงอีกครั้ง 

การใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ

ตอนนี้ หากต้องการใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติที่คุณสร้างโดยทำตามขั้นตอนด้านบน เพียงพิมพ์-123ลงในเอกสาร Word ของคุณ และอักขระเหล่านั้นจะถูกแทนที่ด้วยกลุ่มข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 

วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติ

หากคุณต้องการแทรกบล็อกข้อความที่มีความยาวเกิน 255 อักขระหรือที่มีรูปภาพโดยอัตโนมัติ ให้ใช้ข้อความอัตโนมัติแทนการแก้ไขอัตโนมัติ

การสร้างรายการข้อความอัตโนมัติใหม่

เริ่มต้นอีกครั้งด้วยการเปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการสร้างเป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้

1. เลือกกลุ่มข้อความ รวมทั้งรูปภาพที่คุณต้องการแปลงเป็นรายการข้อความอัตโนมัติ

1. กดAlt + F3 _ ซึ่งจะเปิด กล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ซึ่งคุณจะมีตัวเลือกสองสามอย่าง
2. กรอกข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อและคำอธิบายที่ไม่ซ้ำใคร 

1. เลือกตกลง _ 

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติของ Microsoft Word 

ตอนนี้ เมื่อต้องการใช้รายการข้อความอัตโนมัติที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. เลือก แท็บ แทรกบนแถบเครื่องมือ
2. เลือกQuick Partsแล้วเลือกAutoText
3. เลือกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณต้องการ แล้วข้อความนั้นจะถูกแทรกลงในเอกสาร Word ของคุณ

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านการแก้ไขอัตโนมัติ

หรือคุณสามารถแทรกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นโดยพิมพ์ชื่อของรายการ วิธีนี้ใช้ฟังก์ชันแก้ไขอัตโนมัติเป็นหลัก ตัวอย่างเช่น การใช้รายการข้อความอัตโนมัติด้านบน คุณสามารถเริ่มพิมพ์ "Leverage agile frameworks" และคุณจะเห็นคำแนะนำเครื่องมือปรากฏขึ้นโดยระบุว่า "(กด ENTER เพื่อแทรก)"

เมื่อคุณกดEnterบล็อกข้อความอัตโนมัติทั้งหมดจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณ

หากคุณไม่เห็นคำแนะนำเครื่องมือ “(กด ENTER เพื่อ แทรก)” คุณจะต้องเปิดใช้งานแสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ คุณสามารถทำได้โดยไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูงและทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ

การเพิ่มรายการข้อความอัตโนมัติในแถบเครื่องมือด่วน

หากคุณต้องการลดจำนวนการดำเนินการที่คุณต้องทำเพื่อแทรก Microsoft Word AutoText คุณสามารถเพิ่มรายการลงในแถบเครื่องมือ Quick Access 

1. เลือก ลูกศรดร อป ดาวน์ แถบเครื่องมือ Quick Accessและเลือกคำสั่งเพิ่มเติม

1. ใน กล่องแบบ เลื่อน  ลง เลือกคำสั่งจากเลือกคำสั่งทั้งหมด

1. ค้นหาข้อความอัตโนมัติในรายการทางด้านซ้าย แล้วเลือก ปุ่ม เพิ่มเพื่อเพิ่มไปยังรายการทางด้านขวา

1. เลือกตกลง _
2. ตอนนี้คุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มปุ่มข้อความอัตโนมัติในแถบเครื่องมือด่วน 

1. ในการแทรกรายการข้อความอัตโนมัติ ให้เลือกปุ่ม ข้อความอัตโนมัติ จากนั้นเลือกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณต้องการแทรกลงในเอกสารของคุณ

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านทางลัด

อีกวิธีหนึ่งในการแทรกข้อความอัตโนมัติคือการสร้างแป้นพิมพ์ลัด

1. คลิกขวาที่ใดก็ได้บน Ribbon ของแถบเครื่องมือ แล้วเลือกCustomize the Ribbon…

1. เลือก ปุ่ม ปรับแต่งที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
2. ในรายการหมวดหมู่ทางด้านซ้าย ให้เลือกแบบเอกสารสำเร็จรูป
3. ใน รายการ แบบเอกสารสำเร็จรูปทางด้านขวา ให้เลือกแบบเอกสารสำเร็จรูปที่คุณต้องการสร้างแป้นพิมพ์ลัด
4. วางเคอร์เซอร์ของคุณใน ช่อง กดปุ่มทางลัดใหม่และพิมพ์แป้นพิมพ์ลัดที่คุณต้องการใช้ ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้Alt + Ctrl + Shift + Lเป็นแป้นพิมพ์ลัด 

1. เลือกปุ่มกำหนด
2. เลือกปิดแล้วตกลง _ 
3.  ตอนนี้ เมื่อคุณกลับมาที่เอกสาร Word ของคุณ คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณเพิ่งสร้างเพื่อแทรกรายการข้อความอัตโนมัติ

ฉลาดขึ้นและเร็วขึ้นด้วยเคล็ดลับที่คุณได้เรียนรู้

แม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่ใส่ใจในรายละเอียดมากนัก แต่เคล็ดลับข้างต้นจะทำให้คุณดูเหมือนเป็นอย่างนั้น! คุณจะประหยัดเวลาและเกิดข้อผิดพลาดน้อยลงเมื่อคุณเขียนเอกสาร Word หากคุณใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้ ถ้าคุณต้องการ ก้าวไปอีกขั้นแล้วสร้างแมโครใน Wordสำหรับชุดของการกระทำที่คุณทำซ้ำๆ